English
— Case Study
Hệ Thống Quản Lý Tồn Kho Trên Nền Tảng Google App Script
— Thông Tin Dự Án
Project Snapshot
| Client | F Company (ẩn danh theo yêu cầu) |
| Industry | Dịch Vụ (Services) |
| Category | Software Outsourcing · Web Development |
| Location | Nhật Bản |
| Team Size | 10 chuyên gia |
| Phase | Thiết Kế Chi Tiết · Lập Trình · Kiểm Thử |
| Date | Tháng 2, 2024 |
— Tổng Quan
Overview
Sonix phối hợp cùng F Company — một doanh nghiệp dịch vụ tại Nhật Bản — xây dựng hệ thống quản lý tồn kho mới hoàn toàn trên nền tảng Google App Script (GAS), thay thế các quy trình vận hành cũ vốn phụ thuộc vào Microsoft Office. Hệ thống tự động hoá việc thu thập dữ liệu, đối chiếu tồn kho và tạo báo cáo theo lịch định kỳ — giúp đội ngũ vận hành tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý thủ công hàng ngày.
— Lý Do Lựa Chọn
Why Sonix?
📌 Kinh nghiệm thị trường Nhật Bản Sonix có nhiều năm kinh nghiệm làm việc với khách hàng Nhật Bản, am hiểu quy trình nghiệp vụ và kỳ vọng chất lượng cao của thị trường này. | ⚙ Tech stack phù hợp Đội ngũ kỹ sư Sonix có năng lực triển khai GAS và Google Workspace — đúng với hướng chuyển đổi hệ sinh thái mà F Company đang thực hiện. | 👥 Đội ngũ song ngữ & Agile Giao tiếp trực tiếp bằng tiếng Nhật, quy trình Agile linh hoạt — đảm bảo phản hồi nhanh và không thất thoát thông tin giữa hai bên. |
— Thách Thức
Challenge
F Company đang trong giai đoạn chuyển đổi toàn bộ hạ tầng từ môi trường Microsoft sang Google Workspace — một bước đi chiến lược nhằm tăng tính linh hoạt và giảm chi phí bản quyền. Tuy nhiên, hệ thống quản lý tồn kho cũ vẫn phụ thuộc hoàn toàn vào Excel Macro và các công cụ Office truyền thống.
Việc thu thập dữ liệu tồn kho, đối chiếu số liệu tồn ngày hôm trước, tải CSV từ hệ thống dữ liệu lớn và tổng hợp báo cáo đều được thực hiện thủ công — mất nhiều thời gian, dễ sai sót và không nhất quán giữa các bộ phận.
Yêu cầu đặt ra là xây dựng lại toàn bộ logic nghiệp vụ này trên GAS, tích hợp với Google Sheets, đồng thời đảm bảo tự động hoá hoàn toàn theo lịch định kỳ mà không cần can thiệp thủ công.
— Cách Tiếp Cận
Our Approach
1 Phân tích & tái cấu trúc nghiệp vụ Sonix dành giai đoạn đầu để hiểu rõ toàn bộ luồng nghiệp vụ hiện tại của F Company — từng bước xử lý thủ công được ghi lại, phân tích độ phức tạp và xác định những điểm cần ưu tiên tự động hoá trước. Tài liệu thiết kế chi tiết (Detailed Design Document) được lập để làm nền tảng phát triển. |
2 Xây dựng module GAS theo từng chức năng Mỗi nghiệp vụ được phát triển thành một module GAS độc lập — cập nhật tồn đặt hàng, so sánh tồn ngày hôm trước, tạo sheet xuất hàng trong tháng, và tải dữ liệu CSV từ hệ thống ngoài. Cách tiếp cận module hoá giúp dễ kiểm thử, dễ bảo trì và mở rộng sau này. |
3 Kiểm thử toàn diện & bàn giao vận hành Unit testing được thực hiện kỹ lưỡng trên từng module, bao gồm kiểm tra theo lịch trigger, xử lý dữ liệu biên và các tình huống ngoại lệ. Sau đó, Sonix hỗ trợ bàn giao, hướng dẫn vận hành và tiếp tục theo dõi bảo trì trong giai đoạn đầu go-live. |
— Giải Pháp
Solution
Sonix thiết kế và triển khai một hệ thống quản lý tồn kho hoàn toàn mới trên nền tảng Google App Script, tích hợp trực tiếp với Google Sheets thay thế cho Excel Macro cũ. Toàn bộ logic xử lý tồn kho — từ cập nhật backorder, đối chiếu tồn ngày hôm trước, đến tổng hợp số liệu xuất hàng trong tháng — được tái viết thành các script GAS có thể chạy tự động theo lịch trigger mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào.
Một điểm đặc biệt của giải pháp là khả năng tự động tải dữ liệu CSV từ hệ thống big data bên ngoài, xử lý và cập nhật ngược vào Google Sheets — tạo thành vòng dữ liệu khép kín, nhất quán và đáng tin cậy. Hệ thống được thiết kế để dễ bảo trì và mở rộng khi nghiệp vụ phát triển thêm trong tương lai.
— Công Nghệ
Technologies Used
— Kết Quả
Result
100% Tự động hoá toàn bộ quy trình thu thập & tổng hợp dữ liệu tồn kho | 0 Thao tác thủ công cần thiết để tạo báo cáo tồn kho hàng ngày | Chuyển đổi thành công Từ hệ sinh thái Microsoft sang Google Workspace không gián đoạn vận hành |
— Tính Năng Chính
Key Features
| Tính Năng | Mô Tả |
|---|---|
| Cập Nhật Tồn Đặt Hàng | Tự động cập nhật số lượng hàng đang trong trạng thái đặt hàng (backorder) vào sheet tổng hợp, đảm bảo dữ liệu luôn phản ánh thực tế theo thời gian thực. |
| So Sánh Tồn Ngày Hôm Trước | Tự động đối chiếu số liệu tồn kho ngày hiện tại với ngày hôm trước, giúp phát hiện nhanh các biến động bất thường mà không cần kiểm tra thủ công. |
| Tạo Báo Cáo Tồn Kho Bán Hàng | Tự động tổng hợp và tạo báo cáo tồn kho theo từng mặt hàng, phục vụ phân tích doanh số và hoạch định mua hàng định kỳ. |
| Tạo Sheet Xuất Hàng Tháng Hiện Tại | Tự động tạo sheet tổng hợp số liệu xuất hàng trong tháng, cập nhật liên tục để team luôn nắm được tình trạng lưu chuyển hàng hoá theo tháng. |
| Tải CSV Từ Hệ Thống Ngoài | Tự động kết nối và tải dữ liệu CSV từ hệ thống big data bên ngoài, xử lý và đồng bộ vào Google Sheets theo lịch định kỳ — không cần can thiệp thủ công. |
— Nhận Xét Khách Hàng
Client Testimonial
“
Trước đây, đội ngũ chúng tôi phải mất rất nhiều thời gian mỗi sáng chỉ để tổng hợp số liệu tồn kho từ các file Excel rời rạc — đôi khi có sai sót mà không phát hiện được kịp thời. Kể từ khi Sonix triển khai hệ thống GAS, mọi thứ đều chạy tự động theo lịch: báo cáo tồn kho đã sẵn sàng ngay khi chúng tôi bắt đầu ngày làm việc, dữ liệu nhất quán và luôn cập nhật. Chất lượng công việc của đội ngũ Sonix ổn định và thái độ hỗ trợ rất chu đáo.
— F Company · Nhật Bản
Sonix — Your success is our happiness.
Cùng chúng tôi khởi động dự án mới