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Tiếng ViệtSalesforceの権限設定は、一人ひとりに対して単純にオン・オフを切り替えるだけのものではありません。複数の階層で構成される仕組みにより、全員が同じシステムを使っていても、誰が何を閲覧できるか、誰が何を編集できるか、そして誰には見せるべきでないかを正確にコントロールできます。
多くの中小企業にとって、CRM導入で最も不安なのはコストではなく、機密データが本来必要のない範囲まで見えてしまうことです。この記事では、基本的なものから細かい設定まで、Salesforceの実際の権限管理の仕組みを一つずつ解説します。
Salesforceの権限設定は単一のスイッチではなく複数の層で構成される新入社員は会社全体の顧客データをすべて見る必要があるでしょうか。答えはほぼ常にノーです。Salesforceの権限設定は、まさにそれを保証するための仕組みです。
重要性
Salesforceの権限設定が思っている以上に重要な理由
リスクは、誰かが意図的にデータを盗むことから生まれるとは限りません。アクセス権限に関するインシデントの多くは、最初に権限を広く設定しすぎたまま、その後誰も見直していないことに起因します。
LepideのState of Identity & Data Security 2026レポートによると、調査対象組織の約80%が、実際の職務に必要な範囲を超えた過剰な権限が機密データに付与されていることを確認しています。この数字が示しているのは、ツールが足りないという問題ではなく、正しく設定・見直しする習慣が定着していないという課題です。
基本の層
Profile：Salesforce権限設定の最も基本的な層
Salesforceのユーザーには、それぞれ一つのProfileが割り当てられ、Opportunityを作成できるか、Contactを削除できるか、財務レポートを閲覧できるかといった基本的な操作範囲を定義します。Profileは職種ごとの制服のようなもので、役割の全体的な範囲を規定するものです。
Profileの課題は、やや硬直的である点です。同じProfileの2人の社員のうち1人だけに小さな追加権限が必要な場合、多くの企業はそのためだけに新しいProfileを作成してしまい、時間の経過とともにProfileの数が膨れ上がり、管理が難しくなります。
柔軟な層
Permission Set：Profileを変えずに権限を追加する
これはProfileの硬直性という課題を解決する仕組みです。Permission Setを使えば、専用のProfileを新設することなく、特定の一人または数人に追加の権限を付与できます。例えば、通常の営業担当は全社の売上レポートを閲覧できませんが、分析業務も兼務している一人の担当者にだけPermission Setで該当の権限を付与し、その人のベースとなるProfileはそのままにしておくことができます。
この方法により、Profileの総数を最小限に抑えながら、全体の権限構造を崩すことなく例外的なケースに柔軟に対応できます。
誰がどのレコードを見られるか
Role HierarchyとOrganization-Wide Defaults
ProfileとPermission Setは、ユーザーがどの操作を行えるかを決めますが、どの具体的なデータレコードを閲覧できるかまでは決めません。これを担うのが別の二つの仕組みです。Organization-Wide Defaults（OWD）は、データの種類ごとに既定の共有レベルを設定します。例えば、営業担当は自分が担当する顧客のみを既定で閲覧できるようにする、といった設定です。
その上でRole Hierarchyは、実際の組織図に沿って、管理者が部下の担当するレコードを自動的に閲覧できるようにし、管理者一人ひとりに個別に権限を付与する手間をなくします。
既定の範囲を超えてデータを共有する必要がある場合、例えば部門横断のプロジェクトチームが同じ顧客群を閲覧する必要がある場合には、Sharing Rulesを使ってコントロールされた例外を作成します。全体のセキュリティ基準そのものを緩めるのではありません。
最も細かい層
Field-Level Security：特定の項目だけを非表示にする
時には、ある顧客レコードを閲覧できるかどうかではなく、そのレコード内の特定の項目を閲覧できるかどうかが問題になることもあります。例えば、営業担当と経理担当が同じ顧客レコードを閲覧する必要があっても、未払い残高や詳細な支払い条件といった項目は経理担当だけが見る必要がある、というケースです。
Field-Level Securityは、まさにこの細かさに対応する機能で、レコード全体へのアクセス権限とは独立して、ProfileやPermission Setに応じて個々の項目を非表示または表示に設定できます。
始め方
Salesforceの権限設定はどこから始めるべきか
多くの中小企業にとって最も実践的なアプローチは、まず最も制限的なレベルから始め、本当に必要になった時点で段階的に権限を広げていくことです。最初にすべてを開放してから後で締め直そうとするのではありません。機密性の高いデータオブジェクトについてはOWDを最もプライベートなレベルに設定し、Role Hierarchyで管理者への閲覧権限を自動的に開き、Sharing Rulesは本当に必要な例外のみに限定して使用します。
これは、多くの企業が手遅れになってから初めて考え始める顧客データは本当は誰のものかという、より大きな問いの一部でもあります。最初から権限設定を正しく行うことが、後々の後始末を避ける最も低コストな方法です。
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