English
日本語Khi ký hợp đồng với Salesforce hoặc bất kỳ nhà cung cấp CRM cloud nào, hầu hết CEO tập trung vào giá, tính năng, và thời gian triển khai. Rất ít người hỏi thẳng một câu quan trọng hơn: nếu một ngày muốn đổi nhà cung cấp hoặc ngừng sử dụng, dữ liệu khách hàng của công ty có thực sự lấy ra được không, và lấy ra dưới dạng gì.
Câu hỏi này thường chỉ xuất hiện khi đã quá muộn, tức là lúc công ty đã cần đổi hệ thống và mới nhận ra khoảng cách giữa sở hữu trên giấy và khả năng thực sự sử dụng dữ liệu đó.
Quyền sở hữu dữ liệu khách hàng trên CRM cloud, nhìn từ góc độ doanh nghiệpNội dung chính
Vấn đề cốt lõi
Sở hữu Salesforce trên giấy khác với có thể lấy dữ liệu ra dùng được
Về mặt pháp lý, dữ liệu khách hàng mà công ty nhập vào Salesforce hoặc bất kỳ hệ thống CRM cloud nào vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty, không phải của nhà cung cấp phần mềm. Salesforce, cũng như hầu hết các nhà cung cấp lớn khác, đều nêu rõ điều này trong điều khoản dịch vụ.
Nhưng quyền sở hữu trên giấy không đồng nghĩa với khả năng sử dụng thực tế. Dữ liệu có thể tồn tại dưới định dạng chỉ hệ thống đó đọc được, bị ràng buộc bởi cấu trúc riêng của nền tảng, hoặc yêu cầu một quy trình xuất dữ liệu phức tạp mà chỉ đội kỹ thuật mới thực hiện được. Khoảng cách giữa hai điều này chính là nơi nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối khi cần chuyển đổi.
Trước khi ký hợp đồng
Ba điều cần làm rõ với Salesforce trước khi ký hợp đồng
Đây không phải câu hỏi mang tính lý thuyết. Ba điều dưới đây nên được hỏi rõ ràng với Salesforce hoặc bất kỳ nhà cung cấp CRM nào khác, và tốt nhất nên có bằng văn bản trong hợp đồng.
Dữ liệu được xuất ra ở định dạng nào. File thô dạng CSV hoặc Excel mà công ty khác có thể nhập lại được ngay, hay chỉ là báo cáo tổng hợp đã qua xử lý, khó dùng để chuyển sang hệ thống mới. Đây cũng là nguyên tắc cốt lõi trong quyền di chuyển dữ liệu theo GDPR, quy định dữ liệu cần được cung cấp ở định dạng có cấu trúc, phổ biến, và máy có thể đọc được, chứ không phải một bản PDF quét tay khó tái sử dụng.
Nhà cung cấp giữ dữ liệu bao lâu sau khi hủy tài khoản. Một số nền tảng chỉ giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian ngắn sau khi ngừng hợp đồng, sau đó xóa vĩnh viễn. Nếu công ty cần thời gian để hoàn tất việc chuyển đổi, khoảng thời gian này cần đủ dài.
Ai có quyền truy cập dữ liệu trong quá trình vận hành. Kể cả đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp, cần biết rõ họ có thể xem những gì, trong trường hợp nào, và dữ liệu có được dùng cho mục đích nào ngoài việc hỗ trợ công ty hay không.
Thực tế thường gặp
Khi nào doanh nghiệp mới phát hiện ra vấn đề
Trong phần lớn trường hợp, câu hỏi về quyền sở hữu dữ liệu chỉ được đặt ra khi công ty đã quyết định đổi hệ thống, thường vì lý do chi phí, quy mô đội ngũ thay đổi, hoặc sáp nhập với công ty khác. Đến lúc đó, việc thương lượng lại điều khoản với nhà cung cấp gần như không còn khả thi, vì hợp đồng ban đầu đã được ký từ trước.
Đây là lý do ba câu hỏi ở trên nên được đặt ra ở giai đoạn đánh giá nhà cung cấp, không phải khi đã trở thành khách hàng lâu năm và muốn rời đi.
Hành động
Nên làm gì trước khi triển khai bất kỳ CRM nào
Không cần chờ đến khi ký hợp đồng chính thức mới hỏi những câu hỏi này. Trong giai đoạn đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yêu cầu xem trước quy trình xuất dữ liệu, đọc kỹ phần điều khoản liên quan đến quyền sở hữu và lưu trữ dữ liệu, và nếu cần, yêu cầu bổ sung điều khoản rõ ràng hơn trước khi đặt bút ký.
Một nhà cung cấp minh bạch sẽ không ngần ngại trả lời rõ ràng những câu hỏi này. Sự do dự hoặc mập mờ khi được hỏi thường là dấu hiệu đáng lưu ý hơn bất kỳ tính năng nào trên bản demo.
Tổng kết
Key Takeaways
| Takeaway | Ý nghĩa với doanh nghiệp |
|---|---|
| Sở hữu pháp lý khác với khả năng sử dụng | Dữ liệu là của công ty, nhưng cần xác nhận có thể lấy ra dùng được thực tế |
| Ba điều cần hỏi rõ trước khi ký | Định dạng export, thời gian lưu trữ sau khi hủy, quyền truy cập trong vận hành |
| Vấn đề thường lộ ra quá muộn | Nên hỏi ở giai đoạn đánh giá nhà cung cấp, không phải khi đã muốn rời đi |
| Sự minh bạch là tín hiệu đáng tin | Nhà cung cấp ngần ngại trả lời câu hỏi này là dấu hiệu cần cân nhắc thêm |
Đang cân nhắc CRM và muốn hỏi kỹ những điều khoản này?
Sonix giúp doanh nghiệp đọc hiểu điều khoản dữ liệu trước khi ký hợp đồng, không chỉ tư vấn tính năng.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi