Khi Nào Nên Đổi CRM? 3 Dấu Hiệu Cảnh Báo Rõ Ràng

Mục lục

1. Vì sao ít ai nói về việc dừng lại một CRM
2. Dấu hiệu 01: Hệ thống không còn khớp với quy mô hoặc mô hình kinh doanh
3. Dấu hiệu 02: Chi phí duy trì vượt xa giá trị thực tế
4. Dấu hiệu 03: Đội ngũ liên tục tìm cách làm việc vòng qua hệ thống
5. Nhận ra sớm khác với hành động vội vàng

Bối cảnh

Vì Sao Ít Ai Nói Về Việc Dừng Lại Một CRM

Phần lớn nội dung về CRM trên thị trường đến từ hai nguồn: các nhà cung cấp muốn bán thêm license, và các đối tác triển khai muốn có thêm dự án mới. Cả hai đều có động lực tự nhiên để nói về lúc nên bắt đầu, chứ không phải lúc nên dừng lại.

Kết quả là nhiều doanh nghiệp tiếp tục duy trì một hệ thống đã không còn phù hợp, đơn giản vì chưa từng có ai đặt câu hỏi ngược lại: liệu đây có còn là lựa chọn đúng cho công ty ở giai đoạn hiện tại hay không.

Dấu hiệu 01

Hệ Thống Không Còn Khớp Với Quy Mô Hoặc Mô Hình Kinh Doanh

Một CRM được chọn cho một đội sales 5 người, một quy trình bán hàng đơn giản, có thể trở nên quá cồng kềnh hoặc quá đơn giản khi công ty đã phát triển thành 50 người với nhiều dòng sản phẩm khác nhau. Ngược lại, một hệ thống được cấu hình cho mô hình kinh doanh cũ có thể hoàn toàn không phù hợp sau khi công ty chuyển hướng sang một mô hình khác, ví dụ từ bán hàng một lần sang mô hình subscription.

Dấu hiệu rõ nhất của tình trạng này là khi đội ngũ phải liên tục “lách” qua những hạn chế của hệ thống bằng cách dùng thêm file Excel song song, thay vì hệ thống tự đáp ứng được nhu cầu thực tế.

Dấu hiệu 02

Chi Phí Duy Trì Vượt Xa Giá Trị Thực Tế Mang Lại

Chi phí của một CRM không chỉ là phí license hàng tháng. Nó còn bao gồm thời gian đội ngũ dành ra để bảo trì, chi phí thuê ngoài mỗi khi cần chỉnh sửa, và cả chi phí cơ hội khi hệ thống chậm hoặc phức tạp đến mức làm giảm năng suất thay vì tăng năng suất.

Khi tổng các chi phí này vượt qua giá trị thực tế mà hệ thống mang lại, ví dụ số deal được chốt nhanh hơn hay số lead được chăm sóc tốt hơn, đó là tín hiệu cần ngồi lại tính toán nghiêm túc, thay vì tiếp tục duy trì chỉ vì đã đầu tư quá nhiều vào nó từ trước.

Dấu hiệu 03

Đội Ngũ Liên Tục Tìm Cách Làm Việc Vòng Qua Hệ Thống

Khi nhân viên sales chủ động tạo một nhóm Zalo riêng để trao đổi thông tin deal thay vì ghi vào CRM, hoặc quản lý tự làm một file Google Sheet song song để theo dõi vì không tin vào số liệu trên hệ thống chính, đó không còn là vấn đề đào tạo người dùng nữa.

Đây là dấu hiệu mạnh mẽ nhất trong ba dấu hiệu, vì nó cho thấy chính những người dùng hàng ngày đã bỏ phiếu bằng hành động: hệ thống hiện tại không giúp họ làm việc nhanh hơn, mà đang cản trở họ.

Lưu ý quan trọng

Nhận Ra Sớm Khác Với Hành Động Vội Vàng

Nhận ra một trong ba dấu hiệu trên không có nghĩa là phải lập tức đổi sang hệ thống khác. Trước khi tính đến việc thay thế, nên tự hỏi liệu vấn đề nằm ở bản thân nền tảng, hay nằm ở cách nó đang được cấu hình và sử dụng. Rất nhiều trường hợp “CRM không còn phù hợp” thực chất là “CRM chưa từng được cấu hình đúng ngay từ đầu”.

Nếu sau khi rà soát kỹ mà vấn đề vẫn nằm ở nền tảng, việc lên kế hoạch chuyển đổi có chủ đích, với lộ trình rõ ràng cho việc di chuyển dữ liệu và đào tạo lại đội ngũ, sẽ tốt hơn nhiều so với việc chờ đến khi vấn đề trở nên quá nghiêm trọng mới hành động. Nếu muốn hình dung một hệ thống được cấu hình đúng có thể hỗ trợ đội sales ra sao, có thể tham khảo thêm bài viết về Einstein AI trong Salesforce để so sánh với những gì hệ thống hiện tại của bạn đang thiếu.

Câu hỏi “khi nào nên mua CRM” đã được trả lời quá nhiều lần. Câu hỏi ít được hỏi hơn, nhưng quan trọng không kém, là: khi nào một hệ thống đang dùng đã hết vai trò của nó. Nhận ra điều này sớm giúp tránh việc lãng phí ngân sách và thời gian kéo dài trong âm thầm.

Công ty bạn có đang gặp dấu hiệu nào trong số này?

Đặt lịch tư vấn miễn phí, đội ngũ Sonix sẽ giúp bạn đánh giá khách quan xem vấn đề nằm ở nền tảng hay ở cách hệ thống đang được sử dụng.

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Sonix: Your success is our happiness.