English
日本語Formula Field Salesforce là loại trường tự tính giá trị từ các trường khác trên cùng bản ghi, nên không ai phải nhập tay nữa. Hãy tự hỏi: số ngày một deal đã tồn tại, giá sau chiết khấu, tổng giá trị đơn của một khách, ai trong đội đang tính tay?
Câu trả lời ngắn gọn: Formula Field tính từ các trường trên cùng bản ghi, ví dụ số ngày từ lúc tạo deal hay giá sau chiết khấu. Roll-up Summary tổng hợp từ các bản ghi con lên bản ghi cha, ví dụ tổng giá trị các hợp đồng của một khách. Lưu ý quan trọng: Roll-up Summary cần quan hệ Master-Detail, với quan hệ khác bạn cần Flow hoặc công cụ bổ sung.
Lưu ý quan trọng: công ty phân phối thiết bị văn phòng và các trường như Chiết khấu, Hợp đồng thuê trong bài là ví dụ giả định, không phải khách hàng thật. Tính năng và giới hạn phụ thuộc edition, tên menu có thể khác theo phiên bản. Hãy thử công thức trong môi trường sandbox trước khi đưa vào dùng thật.
Formula Field tính trên cùng bản ghi, Roll-up Summary tổng hợp từ bản ghi con lên bản ghi cha.Vì sao tính tay dễ sai
Số liệu nhập tay có ba vấn đề quen thuộc. Mỗi người tính một kiểu, nên cùng một chỉ số mà hai nhân viên cho ra hai kết quả. Số liệu nhanh chóng lỗi thời, vì nhập hôm nay thì hôm sau đã khác. Và khi có sai sót, rất khó biết sai từ đâu.
| Tính tay | Hệ thống tự tính | |
|---|---|---|
| Độ nhất quán | Mỗi người một cách | Cùng một công thức cho cả đội |
| Độ mới của số liệu | Chỉ đúng lúc nhập | Tự cập nhật theo dữ liệu |
| Khả năng sai sót | Dễ nhầm, dễ quên | Chỉ sai khi công thức sai, sửa một chỗ |
| Thời gian của nhân viên | Tốn mỗi lần nhập | Không tốn |
Formula Field Salesforce là gì
Formula Field là trường chỉ đọc, giá trị được tính từ một công thức bạn đặt. Công thức có thể dùng các trường trên cùng bản ghi và cả trường từ bản ghi cha. Bạn có thể thực hành tạo một Formula Field từng bước trong module Trailhead về công thức (tiếng Anh).
Nhân viên không sửa được giá trị này bằng tay, nên không ai có thể nhập sai. Khi dữ liệu nguồn đổi, giá trị tính ra cũng đổi theo. Đó chính là lợi ích lớn nhất.
3 ví dụ công thức Formula Field Salesforce dễ hiểu
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị văn phòng muốn bỏ ba việc tính tay trên Opportunity. Tên trường tùy chỉnh trong bài chỉ để minh họa, bạn thay bằng tên trường thật của mình.
Số ngày từ lúc tạo deal
- Tạo trường kiểu Formula, kiểu trả về Number, không có số thập phân, với công thức:
TODAY() - DATEVALUE(CreatedDate) - Công thức này giống ví dụ Days Open trong Trailhead: đổi ngày giờ tạo thành ngày rồi trừ cho ngày hôm nay
- Lưu ý: số ngày ở giai đoạn hiện tại khó hơn, vì Salesforce không có sẵn trường ngày đổi giai đoạn dùng được trong công thức. Bạn cần thêm một trường ngày được cập nhật bằng Flow mỗi khi giai đoạn đổi, rồi lấy hôm nay trừ trường đó
Giá sau chiết khấu
- Giả sử có trường phần trăm Chiết khấu. Tạo Formula kiểu Currency:
Amount * (1 - Chiet_khau__c) - Trường phần trăm được dùng trong công thức dưới dạng số thập phân, nên 10% tương ứng 0,1
Cảnh báo nếu quá hạn
- Tạo Formula kiểu Text:
IF(AND(NOT(IsClosed), CloseDate < TODAY()), "Quá hạn", "") - Đặt trường này lên page layout để quản lý nhìn thấy ngay những deal chưa đóng mà đã quá ngày dự kiến chốt
Mẹo nhỏ: đặt tên trường dễ hiểu và ghi chú mô tả ý nghĩa, vì sau vài tháng chính bạn cũng sẽ quên công thức làm gì. Nếu CRM chưa được thiết lập vững, hãy xem trước bài Setup Salesforce Sales Cloud cơ bản trong 10 phút.
Roll-up Summary: tổng hợp từ bản ghi con lên bản ghi cha
Formula Field chỉ nhìn được dữ liệu của bản ghi hiện tại và bản ghi cha. Muốn tổng hợp từ nhiều bản ghi con lên bản ghi cha, bạn cần Roll-up Summary. Ví dụ phổ biến: tổng giá trị các hợp đồng của một khách hàng, hoặc số hợp đồng đang có.
Roll-up Summary có bốn kiểu tổng hợp: COUNT đếm số bản ghi con, SUM cộng các trường số, tiền hoặc phần trăm, MIN và MAX lấy giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất.
Ví dụ giả định: bạn tạo Custom Object Hợp đồng thuê, nối với Account bằng quan hệ Master-Detail, rồi tạo Roll-up Summary trên Account để cộng giá trị các hợp đồng. Về việc có nên tạo object riêng hay không, hãy đọc bài Salesforce 101: Standard Object và Custom Object khác nhau thế nào.
Điều kiện quan trọng nhất: các bản ghi con phải nối trực tiếp với bản ghi cha bằng quan hệ Master-Detail. Quan hệ này kéo theo vài hệ quả cần cân nhắc:
Xóa bản ghi cha là xóa luôn bản ghi con. Hãy chắc chắn điều này chấp nhận được với dữ liệu của bạn.
Bản ghi con không tồn tại độc lập. Không tạo được bản ghi con nếu thiếu bản ghi cha, và quyền xem thường kế thừa từ bản ghi cha.
Có giới hạn về số quan hệ. Theo các nguồn tham khảo, một object chỉ có tối đa hai quan hệ Master-Detail và object chuẩn không làm được bên con. Hãy tra tài liệu chính thức để biết giới hạn cho edition của bạn.
| Tiêu chí | Formula Field | Roll-up Summary |
|---|---|---|
| Tính từ đâu | Các trường trên cùng bản ghi, và bản ghi cha | Nhiều bản ghi con |
| Ví dụ | Số ngày từ lúc tạo deal, giá sau chiết khấu | Tổng giá trị hợp đồng của một khách |
| Yêu cầu quan hệ | Không đặt ra | Master-Detail |
| Người dùng sửa được | Không, chỉ đọc | Không, chỉ đọc |
| Giới hạn | Có giới hạn độ dài khi biên dịch | Có giới hạn số lượng trên mỗi object |
Khi quan hệ không phải Master-Detail
Nếu hai object nối với nhau bằng quan hệ Lookup, Salesforce không có Roll-up Summary dựng sẵn cho trường hợp đó. Nhiều doanh nghiệp không muốn đổi sang Master-Detail vì sợ mất bản ghi con khi xóa bản ghi cha. Khi đó có hai hướng thường dùng:
Flow. Một Flow tự chạy khi bản ghi con thay đổi, tính lại tổng rồi ghi vào một trường số trên bản ghi cha.
Công cụ bổ sung. Có những gói tiện ích, trong đó có công cụ mã nguồn mở, làm roll-up cho quan hệ Lookup. Hãy đánh giá kỹ về bảo trì và hỗ trợ trước khi dùng.
Cả hai đều cần người cấu hình và kiểm thử, nên hãy cân nhắc xem việc đó có xứng với nhu cầu hay không. Nếu bạn cần trợ giúp, hãy xem các giải pháp Salesforce của Sonix.
Lưu ý khi dùng và checklist
Một vài lưu ý để các trường tự tính không trở thành gánh nặng về sau.
☐ Đã liệt kê các con số nhân viên đang tính tay
☐ Đã chọn Formula Field cho số tính trên cùng bản ghi, Roll-up Summary cho số tổng hợp từ bản ghi con
☐ Đã kiểm tra quan hệ giữa hai object có phải Master-Detail không
☐ Đã cân nhắc hệ quả xóa dây chuyền của Master-Detail
☐ Đã thử công thức trong sandbox với vài bản ghi mẫu
☐ Đã đặt tên rõ và ghi mô tả cho từng trường
☐ Đã kiểm tra giới hạn độ dài công thức và số Roll-up theo edition
Con số nào bạn muốn hệ thống tự tính? Để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Sonix sẽ gợi ý công thức mẫu.
Salesforce CRM
Hướng dẫn
Best Practices
SME
Đặt lịch tư vấn cùng Sonix để rà soát các con số đang nhập tay và chọn cách tự động hóa phù hợp với edition và cấu trúc dữ liệu của bạn.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi