English
日本語Cuối tháng, kế toán hỏi: “Dự án này đã làm bao nhiêu giờ có thể tính tiền?” Designer phải lục lại chat và lịch để nhớ hôm thứ Ba làm gì, account thì ước chừng “chắc khoảng 20 giờ”. Bảng chấm công được điền một lượt vào chiều thứ Sáu, và những giờ khách đáng lẽ phải trả đã âm thầm biến mất trước khi hóa đơn được xuất.
Bài viết này là một buổi demo Odoo Timesheet theo từng cảnh: bấm một click để bắt đầu và dừng đồng hồ trên đầu việc, phân loại giờ Billable và Non-billable ngay từ khi tạo dự án, xem báo cáo billable hours theo dự án và theo người, rồi đưa số giờ đã duyệt thẳng vào hóa đơn khách hàng.
Mục lục
💡 Insight: Nhân viên không bỏ sót giờ công vì lười, mà vì ghi giờ tốn công hơn là làm việc. Khi việc chấm công chỉ còn là một cú click ngay trong lúc làm, dữ liệu giờ công tự nhiên đầy đủ hơn, và billable hours trở thành con số bạn tin được.
1 click
Bắt đầu và dừng đồng hồ ngay trên đầu việc đang làm
2 nhóm giờ
Billable và Non-billable được phân loại tự động theo dự án
1 nguồn dữ liệu
Từ giờ công đến báo cáo và hóa đơn, không nhập lại
PHẦN 1
Demo Odoo Timesheet: vì sao giờ công ghi sai và billable hours thất thoát?
Với doanh nghiệp dịch vụ như agency, công ty tư vấn hay đơn vị triển khai, giờ công chính là hàng hóa. Nhưng cách ghi giờ phổ biến lại khiến chính món hàng này bị đo sai.
| Cách ghi giờ thường gặp | Vấn đề | Hệ quả với billable hours |
|---|---|---|
| Điền bảng tính cuối tuần | Phải nhớ lại, giờ được làm tròn và ước chừng | Giờ thực tế và giờ báo khách lệch nhau |
| Ghi giờ trong công cụ riêng | Dữ liệu không nối với báo giá và hóa đơn | Kế toán phải gõ lại, dễ sót và dễ sai |
| Không phân loại giờ | Giờ họp nội bộ và giờ làm cho khách nằm lẫn | Không biết tỷ lệ giờ tạo ra doanh thu |
| Chỉ xem giờ khi kết thúc dự án | Không có cảnh báo trong lúc dự án đang chạy | Phát hiện vượt giờ khi đã không thể thương lượng lại |
Odoo Timesheet giải quyết cả bốn điểm trên bằng cách đưa việc ghi giờ vào đúng nơi công việc diễn ra, và gắn từng dòng giờ với dự án, khách hàng và đơn hàng bán.
CẢNH 1
Chấm công Odoo Timesheet chỉ với 1 click trên đầu việc
Trong demo, designer của Sonix Creative Demo nhận một đầu việc thiết kế trong dự án của khách hàng Mộc Coffee. Thay vì mở bảng tính, bạn chỉ cần làm ba thao tác sau.
▶️ Bấm Start khi bắt đầu làm
Mở đầu việc và bấm nút bấm giờ. Đồng hồ chạy ngay, hiển thị trên thanh menu để người làm luôn biết mình đang tính giờ cho việc nào. Không cần chọn dự án hay khách hàng vì đầu việc đã mang sẵn thông tin đó.
⏹️ Bấm Stop khi dừng hoặc chuyển việc
Khi xong hoặc cần chuyển sang việc khác, bấm dừng đồng hồ. Odoo tự tạo dòng chấm công với đúng số giờ đã chạy, gắn với đúng nhân viên, đầu việc và ngày làm. Người làm chỉ cần thêm một dòng mô tả ngắn nếu muốn.
✍️ Điều chỉnh nhanh khi quên bấm
Nếu quên bấm giờ, nhân viên vẫn có thể nhập thủ công trên bảng chấm công theo tuần, chọn đầu việc và điền số giờ. Cách này dùng làm phương án dự phòng, còn thao tác chính vẫn là bấm giờ ngay lúc làm.
Điều khách hàng demo thường để ý nhất là thời gian ghi giờ giảm từ vài phút mỗi lần xuống còn vài giây, và dữ liệu được ghi đúng lúc thay vì nhớ lại sau.
CẢNH 2
Phân loại Billable và Non-billable ngay từ khi thiết lập dự án
Muốn đo billable hours, hệ thống phải biết giờ nào tính tiền khách, giờ nào là chi phí nội bộ. Trong Odoo, việc này được quyết định ở cấp dự án và đơn hàng bán, nên nhân viên không phải tự phân loại từng dòng giờ.
| Loại giờ công | Khi nào áp dụng | Cách tính tiền khách |
|---|---|---|
| Billable theo giờ thực tế | Dịch vụ tính theo giờ (Time & Material) | Hóa đơn lấy số giờ đã ghi nhân đơn giá |
| Billable giá cố định | Gói dự án hoặc retainer có giá trọn gói | Hóa đơn theo giá đã báo, giờ công dùng để so với giờ đã bán |
| Billable thủ công | Dịch vụ phát sinh cần kế toán xác nhận từng lần | Kế toán chủ động quyết định số lượng khi xuất hóa đơn |
| Non-billable | Họp nội bộ, đào tạo, việc không gắn đơn hàng | Không xuất hóa đơn, tính vào chi phí vận hành |
Trong demo, dự án của khách hàng được liên kết với dòng dịch vụ trên đơn hàng bán, còn dự án nội bộ (họp nhóm, đào tạo) không có liên kết đó. Vì vậy cùng một cú click bấm giờ, giờ làm cho khách tự rơi vào nhóm Billable và giờ nội bộ tự rơi vào nhóm Non-billable.
CẢNH 3
Duyệt giờ công và đo lường billable hours theo dự án, theo người
Khi giờ công đã nằm trong hệ thống, người quản lý có thể trả lời nhanh những câu hỏi mà trước đây phải chờ cuối tháng mới biết.
- Báo cáo giờ công theo nhiều chiều: nhóm dữ liệu theo dự án, khách hàng, nhân viên hoặc loại giờ (Billable, Non-billable) và xem dưới dạng bảng hoặc biểu đồ.
- So sánh giờ đã bán và giờ thực tế: với dự án có giờ đã bán trên đơn hàng, bạn thấy ngay số giờ còn lại và dự án nào sắp vượt.
- Tỷ lệ giờ tạo ra doanh thu: chia giờ Billable cho tổng giờ ghi nhận của từng người hoặc từng nhóm để biết năng suất thực sự, thay vì dựa vào cảm tính.
- Duyệt giờ công trước khi tính tiền: trưởng nhóm kiểm tra và xác nhận bảng chấm công theo tuần, để giờ gửi sang hóa đơn đã được rà soát.
Điểm đáng giá nằm ở thời điểm nhìn thấy dữ liệu. Thay vì tổng kết khi dự án đã đóng, bạn xem được số giờ billable ngay giữa dự án và còn đủ thời gian để báo khách về phát sinh hoặc điều chỉnh nhân sự.
CẢNH 4
Từ giờ công Odoo Timesheet đến hóa đơn khách hàng
Bước cuối của demo là chứng minh giờ công không dừng ở báo cáo. Với dịch vụ tính theo giờ thực tế, số giờ đã ghi và được duyệt chính là số lượng giao hàng trên đơn bán, và kế toán tạo hóa đơn trực tiếp từ đó.
| Bước | Ai làm | Điều xảy ra trong Odoo |
|---|---|---|
| Bấm giờ và dừng | Designer, content | Dòng giờ công gắn với đầu việc và dự án |
| Duyệt bảng chấm công | Trưởng nhóm, project manager | Giờ được rà soát trước khi tính tiền |
| Cập nhật số lượng giao | Tự động | Số giờ billable cập nhật vào dòng dịch vụ trên đơn bán |
| Tạo hóa đơn | Kế toán | Hóa đơn lấy số giờ đã giao, không phải nhập lại |
Về phiên bản, Odoo có Community và Enterprise, và các phân hệ, tính năng cũng như gói giá chính thức có thể thay đổi theo từng thời điểm. Một số tiện ích chấm công (ví dụ bảng chấm công dạng lưới theo tuần, duyệt timesheet hoặc một số kiểu bấm giờ) có thể thuộc bản Enterprise, vì vậy hãy xác nhận phạm vi tính năng theo phiên bản trước khi chốt giải pháp và ngân sách.
KẾ HOẠCH
Lưu ý khi triển khai Odoo Timesheet để billable hours đáng tin cậy
Một cú click chỉ có ý nghĩa khi cả đội thật sự bấm. Ba điều nên chốt trước khi đưa vào vận hành:
- Thống nhất cách đặt tên đầu việc: giờ công chỉ đo được khi đầu việc rõ ràng. Đặt tên đầu việc theo công việc thực tế (ví dụ “Thiết kế key visual chiến dịch”) thay vì tên chung chung như “Làm việc”.
- Cấu hình billable ở cấp dự án, không để nhân viên tự chọn: khi loại giờ được quyết định bởi dự án và đơn hàng, báo cáo billable hours mới nhất quán giữa các người và các tháng.
- Đặt nhịp duyệt giờ cố định: ví dụ trưởng nhóm duyệt bảng chấm công vào cuối mỗi tuần. Giờ đã duyệt sớm giúp hóa đơn cuối tháng nhanh và ít tranh cãi.
Nếu bạn muốn có người cùng thiết lập quy ước giờ công, cấu hình billable và luồng từ timesheet sang hóa đơn cho doanh nghiệp dịch vụ của mình, Sonix có thể hỗ trợ. Tìm hiểu thêm về dịch vụ triển khai Odoo của chúng tôi.
ĐIỂM QUAN TRỌNG
| Điểm chính | Ý nghĩa đối với lãnh đạo doanh nghiệp dịch vụ |
|---|---|
| Chấm công bằng 1 click | Giờ được ghi đúng lúc làm, giảm giờ bị bỏ sót và giờ ước chừng. |
| Billable được quyết định ở cấp dự án | Số liệu billable hours nhất quán, không phụ thuộc cách mỗi người tự phân loại. |
| Báo cáo theo dự án và theo người | Thấy dự án vượt giờ và năng suất thực tế ngay giữa dự án. |
| Giờ đã duyệt chuyển thẳng sang hóa đơn | Không nhập lại, hóa đơn nhanh hơn và ít thất thoát doanh thu. |
Muốn xem Odoo Timesheet chạy trên dữ liệu của doanh nghiệp bạn?
Đặt lịch discovery call 30 phút để Sonix demo luồng chấm công, billable hours và hóa đơn theo đúng cách doanh nghiệp bạn tính tiền khách hàng.
Sonix – Thành công của khách hàng là niềm vui của chúng tôi.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi