English
日本語Mỗi ngày bạn viết lại bao nhiêu email follow-up gần giống nhau? Email template Salesforce kết hợp với Quick Text là cách để gửi follow-up nhanh hơn mà vẫn đúng tên, đúng việc: template lo phần khung và các trường tự điền, Quick Text lo những câu bạn hay dùng. Bài này hướng dẫn cách dùng hai công cụ đó, kèm một ví dụ minh họa và mẹo để thư không bị đọc như gửi hàng loạt.
Lưu ý quan trọng: bài viết là hướng dẫn tổng quan dựa trên tài liệu và thông tin công khai về Salesforce. Giao diện, tên menu và tính năng có thể khác nhau tùy edition và cấu hình org, nên hãy thử trên org thử nghiệm trước. Công ty phân phối thiết bị văn phòng trong ví dụ là giả định, không phải khách hàng thật.
Template lo phần khung, Quick Text lo câu hay dùng, bạn chỉ cần chỉnh 1-2 câu cho đúng người nhận.Vì sao follow-up thường tốn thời gian hoặc nghe vô hồn
Có hai cách làm phổ biến và cả hai đều có điểm yếu. Cách thứ nhất là viết lại gần như cùng một email mỗi ngày: đúng người, đúng việc, nhưng tốn thời gian và dễ sót. Cách thứ hai là dùng một mẫu chung gửi hàng loạt: nhanh, nhưng người nhận đọc là biết ngay đây là thư gửi cho nhiều người.
Follow-up là bước quyết định deal có tiếp tục hay nguội đi, nên nó cần nhanh và cũng cần đúng ngữ cảnh. Hai tính năng trong Salesforce giúp bạn có cả hai: email template với trường tự điền, và Quick Text.
Email template Salesforce: khung thư với trường tự điền
Email template cho phép bạn soạn sẵn một bức thư và chèn các trường tự điền (merge field). Khi gửi, Salesforce thay các trường này bằng dữ liệu thật từ bản ghi, ví dụ tên khách, tên deal hoặc tên người phụ trách.
Với Lightning email template, trường tự điền được viết theo cú pháp ngoặc nhọn ba lớp và chia theo nhóm người nhận, người gửi, tổ chức và đối tượng liên quan. Một đoạn mở đầu có thể trông như sau:
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian trao đổi về {{{Opportunity.Name}}}.
…
Trân trọng,
{{{Sender.Name}}}
Khi tạo template, hãy chọn đúng Related Entity Type (loại đối tượng liên quan, ví dụ Opportunity hoặc Contact), vì mục này quyết định bạn dùng được trường nào. Một giới hạn hay gặp là template chủ yếu lấy dữ liệu từ một đối tượng, nên muốn lấy trường từ đối tượng liên quan thì có thể cần một formula field. Tên trường chính xác phụ thuộc vào org của bạn, hãy dùng nút chèn trường tự điền trong trình soạn thảo thay vì gõ tay.
Quick Text: câu hay dùng, chèn bằng phím tắt
Quick Text lưu những đoạn câu bạn dùng đi dùng lại, như lời cảm ơn, câu hẹn lịch hoặc câu chốt bước tiếp theo. Khi soạn thư, bạn mở danh sách bằng phím tắt (Ctrl + . trên Windows, Cmd + . trên Mac), chọn đoạn cần dùng và chèn thẳng vào thư mà không phải rời khỏi bản ghi đang làm.
Khác với template là cả bức thư, Quick Text là từng mảnh nhỏ. Dùng chung hai thứ này, bạn có thể bắt đầu từ một template rồi chèn thêm vài đoạn Quick Text phù hợp với tình huống cụ thể.
Về việc bật tính năng: trong Lightning Experience, Quick Text thường đã được bật sẵn ở nhiều org, nhưng quản trị viên vẫn nên vào Setup, mục Quick Text Settings, để kiểm tra việc bật, các kênh (channel) được dùng như email, và cách chia sẻ theo thư mục. Nếu không thấy Quick Text, hãy kiểm tra cấu hình và quyền của người dùng, và đối chiếu tài liệu chính thức của Salesforce theo edition của bạn.
3 mẹo dùng email template Salesforce để follow-up không vô hồn
Mỗi tình huống một template
- Tách template theo tình huống: sau buổi tham quan, sau báo giá, nhắc lịch, cảm ơn sau khi chốt
- Đặt tên theo quy ước dễ tìm, ví dụ “Opportunity: sau báo giá”
- Xếp vào thư mục theo nhóm để cả đội cùng dùng
Chỉ tự điền phần dữ liệu, giữ phần cảm xúc cho người viết
- Để template lo tên khách, tên deal, người phụ trách
- Luôn sửa 1-2 câu cho đúng người nhận, ví dụ nhắc lại một điều khách đã nói trong buổi trao đổi
- Đừng để thư đọc như gửi hàng loạt
Kiểm tra dữ liệu và gửi thử trước khi cả đội dùng
- Trường tự điền để trống sẽ làm thư trông lỗi, nên dữ liệu như tên và người phụ trách cần được nhập đủ
- Gửi thử template trên một bản ghi thật trong org thử nghiệm
- Người gửi cần có quyền xem các trường được dùng trong template
Ví dụ minh họa: email sau buổi tham quan 3 ngày
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị văn phòng đón khách tham quan phòng trưng bày. Ba ngày sau, nhân viên kinh doanh gửi email follow-up. Thay vì viết mới, họ làm như sau:
| Bước | Việc làm | Công cụ |
|---|---|---|
| 1 | Mở bản ghi Opportunity, chọn template “Sau buổi tham quan” | Email template |
| 2 | Tên khách, tên deal và người phụ trách tự điền vào thư | Trường tự điền |
| 3 | Chèn câu hẹn lịch gọi lại bằng phím tắt | Quick Text |
| 4 | Sửa 1-2 câu nhắc đến mẫu máy khách đã xem, rồi gửi | Soạn tay |
Phần lặp lại được làm tự động, phần thể hiện sự quan tâm đến đúng khách vẫn do người viết thêm vào. Đây là minh họa quy trình, không có số liệu từ khách hàng thật.
Lưu ý khi triển khai
Kiểm tra theo edition và cấu hình org. Việc Quick Text đã bật sẵn hay chưa, kênh nào được dùng và ai có quyền chỉnh sửa có thể khác nhau giữa các org. Hãy đối chiếu tài liệu chính thức của Salesforce hoặc hỏi đơn vị triển khai.
Phân biệt loại template. Lightning email template và Classic email template dùng cú pháp trường tự điền khác nhau, nên đừng sao chép nguyên văn từ loại này sang loại kia.
Quản lý thư viện. Đặt tên rõ ràng, chia thư mục theo nhóm và rà soát định kỳ để bỏ những mẫu đã cũ, nếu không thư viện sẽ nhanh chóng rối.
Bắt đầu từ vài mẫu. Chọn 3 đến 5 tình huống follow-up lặp lại nhiều nhất và làm template cho chúng trước. Nếu bạn đang thiết lập Sales Cloud, xem thêm Setup Salesforce Sales Cloud cơ bản trong 10 phút, và để hiểu AI trong Salesforce hỗ trợ đội kinh doanh ra sao, đọc Einstein AI trong Salesforce: AI làm gì cho team sales và marketing của bạn.
Checklist email template Salesforce cho follow-up
Trước khi triển khai cho cả đội, hãy chạy qua danh sách ngắn sau.
☐ Đã chọn 3 đến 5 tình huống follow-up lặp lại nhiều nhất
☐ Mỗi tình huống có một template, đặt tên dễ tìm và xếp vào thư mục
☐ Đã chọn đúng Related Entity Type cho từng template
☐ Đã kiểm tra Quick Text Settings, kênh và quyền người dùng
☐ Đã gửi thử template trên bản ghi thật trong org thử nghiệm
☐ Cả đội đã thống nhất luôn sửa 1-2 câu cho đúng người nhận
Bạn đang soạn follow-up bằng cách nào? Để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Sonix rất muốn nghe cách bạn đang làm.
Salesforce CRM
Hướng dẫn
Best Practices
Kinh doanh
Đặt lịch tư vấn cùng Sonix để cùng xây thư viện email template và Quick Text phù hợp với quy trình bán hàng của đơn vị bạn.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi