English
日本語Xin duyệt chiết khấu qua tin nhắn, hai ngày sau mới có phản hồi, và không ai nhớ ai đã đồng ý. Nếu điều đó nghe quen, approval process Salesforce là cách thay chuyện chạy theo chữ ký bằng một luồng rõ ràng: hồ sơ được gửi cho đúng người duyệt theo điều kiện, người duyệt biết mình đang duyệt gì, và mọi quyết định được lưu lại.
Hiểu đơn giản, quy trình phê duyệt gồm ba phần: điều kiện để hồ sơ vào quy trình, các bước duyệt (ai duyệt, theo thứ tự nào), và việc hệ thống tự làm khi hồ sơ được duyệt, bị từ chối hoặc bị thu hồi. Bài dùng ví dụ duyệt chiết khấu theo ngưỡng để minh họa.
Lưu ý quan trọng: công ty phân phối thiết bị văn phòng và các ngưỡng chiết khấu trong bài (10%, 20%) chỉ là ví dụ giả định, không phải chuẩn khuyến nghị. Mức duyệt thật do chính sách giá và quyền hạn nội bộ của từng đơn vị quyết định. Salesforce hiện có hai cách xây phê duyệt, cổ điển và dựa trên Flow, nên hãy chọn cách phù hợp với org của bạn. Tên menu có thể khác tùy edition và phiên bản.
Luồng duyệt chiết khấu theo ngưỡng bằng approval process trong Salesforce.Vì sao xin duyệt chiết khấu qua tin nhắn hay thất bại
Xin duyệt qua tin nhắn nghe nhanh, nhưng thiếu ba thứ. Người duyệt không biết chính xác mình đang duyệt cái gì, vì thông tin nằm rải rác giữa tin nhắn, báo giá và bảng tính. Không có hạn xử lý nên hồ sơ nằm chờ. Và không có lịch sử, nên khi cần xem lại ai đã đồng ý mức chiết khấu nào thì không còn gì để tra.
Ví dụ giả định: một nhân viên bán hàng của công ty phân phối thiết bị văn phòng muốn giảm giá cho một đơn lớn. Anh nhắn trưởng nhóm, trưởng nhóm đang họp nên hai ngày sau mới trả lời. Giữa chừng khách chờ, và khi hợp đồng ký, không ai chắc mức chiết khấu cuối cùng đã được ai đồng ý.
| Trước | Sau | |
|---|---|---|
| Cách xin duyệt | Tin nhắn, email rời rạc | Gửi ngay trên bản ghi cơ hội hoặc báo giá |
| Người duyệt | Nhờ nhớ hoặc nhờ hỏi | Tự động theo điều kiện, ví dụ mức chiết khấu |
| Thông tin | Nằm ở nhiều nơi | Người duyệt thấy đủ thông tin trên cùng một bản ghi |
| Lịch sử | Khó tra lại | Lưu lại ai duyệt, lúc nào, ghi chú gì |
Approval process Salesforce hoạt động ra sao
Một approval process gồm ba lớp. Hiểu ba lớp này là đủ để đọc được bất kỳ quy trình phê duyệt nào.
Điều kiện vào quy trình (entry criteria)
- Quyết định hồ sơ nào cần duyệt, ví dụ cơ hội có chiết khấu trên một ngưỡng
- Hồ sơ không đủ điều kiện sẽ không phải qua phê duyệt
Các bước duyệt (approval steps)
- Xác định ai duyệt và theo thứ tự nào, ví dụ trưởng nhóm trước, giám đốc kinh doanh sau
- Có thể chọn người duyệt cụ thể, hàng chờ hoặc người quản lý của người gửi
Hành động khi có kết quả
- Khi được duyệt, bị từ chối hoặc bị thu hồi, hệ thống có thể tự cập nhật trường, gửi thông báo hoặc khóa bản ghi
- Người gửi có thể thu hồi yêu cầu nếu cần sửa
Người duyệt nhận thông báo, và tùy cấu hình có thể duyệt ngay trong ứng dụng Salesforce trên điện thoại hoặc qua email. Nếu bạn cần làm quen với Setup trước, bài Setup Salesforce Sales Cloud cơ bản trong 10 phút là điểm khởi đầu phù hợp.
3 bước thiết lập duyệt chiết khấu theo ngưỡng
Chốt quy tắc với ban lãnh đạo
- Thống nhất mức chiết khấu nào cần duyệt và ai có quyền duyệt
- Viết ra ngưỡng và người duyệt, dưới dạng một bảng đơn giản như bảng ví dụ bên dưới
Dựng quy trình trong Salesforce
- Tạo quy trình trên đối tượng liên quan, thường là cơ hội hoặc báo giá
- Đặt điều kiện vào quy trình theo mức chiết khấu, rồi thêm các bước duyệt theo thứ tự
- Cấu hình hành động khi duyệt, từ chối hoặc thu hồi
Thông báo, duyệt trên điện thoại và lưu lịch sử
- Bật thông báo để người duyệt biết có hồ sơ đang chờ
- Hướng dẫn người duyệt cách duyệt trên điện thoại
- Kiểm tra lịch sử phê duyệt hiển thị đủ ai duyệt, lúc nào, ghi chú gì
Ví dụ giả định về ngưỡng, chỉ để minh họa:
| Mức chiết khấu | Người duyệt | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đến 10% | Không cần duyệt | Nhân viên tự quyết trong thẩm quyền |
| Trên 10% đến 20% | Trưởng nhóm bán hàng | Gửi tự động khi lưu cơ hội |
| Trên 20% | Giám đốc kinh doanh | Có thể qua trưởng nhóm trước |
Đây không phải mức khuyến nghị. Ngưỡng và người duyệt thật do chính sách giá của đơn vị bạn quyết định. Nội dung bài mang tính tham khảo chung, không phải tư vấn tài chính hay pháp lý.
Approval process cổ điển hay dựng bằng Flow
Salesforce hiện có hai cách xây phê duyệt, và nên chọn cách phù hợp với org của bạn.
| Cổ điển (classic) | Dựa trên Flow | |
|---|---|---|
| Đặc điểm | Cách làm lâu đời, cấu hình theo từng bước đơn giản | Xây trong Flow Builder, hỗ trợ logic phức tạp hơn như duyệt song song và bước động |
| Phù hợp khi | Phê duyệt tuần tự, đơn giản | Quy trình nhiều nhánh hoặc cần kết hợp với các flow khác |
| Lưu ý | Theo các nguồn, Salesforce không còn đầu tư phát triển thêm | Theo các nguồn, ra mắt từ Spring 25 và được bổ sung qua các bản phát hành |
| Lịch sử | Dùng Approval History | Dùng Approval Trace |
Các nguồn công khai cho biết approval process cổ điển vẫn hoạt động và chưa có thông báo ngừng hỗ trợ, nhưng các tính năng mới tập trung ở Flow. Hãy kiểm tra tài liệu Salesforce hiện hành để biết tên gọi, edition hỗ trợ và giới hạn trước khi chọn.
Lưu ý khi áp dụng vào đơn vị của bạn
Bắt đầu với một quy trình đơn giản. Một ngưỡng và một đến hai cấp duyệt là đủ cho vòng đầu. Thêm nhánh phức tạp khi đội đã quen.
Xác định người duyệt thay thế. Nếu người duyệt đi vắng, hồ sơ sẽ nằm chờ. Hãy quyết định trước ai duyệt thay và cách xử lý hồ sơ quá hạn.
Theo dõi hồ sơ chờ lâu. Một báo cáo hoặc dashboard về hồ sơ đang chờ duyệt giúp thấy ngay chỗ nghẽn. Nếu cần ý tưởng về các báo cáo đầu tiên, xem bài 3 báo cáo CRM đầu tiên nên có.
Cẩn thận khi chuyển cách làm. Báo cáo xây cho phê duyệt cổ điển có thể không áp dụng được cho phê duyệt dựa trên Flow, nên hãy kiểm tra báo cáo trước khi chuyển.
Thử trước khi dùng thật. Hãy thử trên sandbox hoặc org học với dữ liệu giả định trước khi áp dụng cho dữ liệu thật.
Checklist trước khi dựng quy trình phê duyệt
Trước khi cấu hình, hãy chạy qua danh sách ngắn sau để chắc rằng quy trình phản ánh đúng cách đơn vị bạn duyệt giá.
☐ Đã thống nhất ngưỡng chiết khấu và người duyệt với ban lãnh đạo
☐ Đã chọn đối tượng áp dụng (cơ hội hoặc báo giá)
☐ Đã chọn cách xây: cổ điển hay dựa trên Flow
☐ Đã cấu hình hành động khi duyệt, từ chối, thu hồi
☐ Đã xác định người duyệt thay thế khi vắng mặt
☐ Đã hướng dẫn người duyệt cách duyệt trên điện thoại
☐ Đã kiểm tra lịch sử phê duyệt hiển thị đủ thông tin
☐ Đã dựng báo cáo hồ sơ chờ duyệt
Công ty bạn đang duyệt giá hoặc chiết khấu qua kênh nào? Để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Sonix rất muốn nghe cách bạn đang làm.
Salesforce CRM
Best Practices
Hướng dẫn
Kinh doanh
Đặt lịch tư vấn cùng Sonix để cùng rà soát cách duyệt giá hiện tại và thiết kế quy trình phê duyệt phù hợp với đơn vị của bạn.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi