Tính chuẩn Profitability từng dự án Agency bằng Odoo Project Costing

Mục lục

1. Doanh thu cao chưa chắc dự án có lãi
2. Bước 1: Gắn dự án với đơn hàng để có vế doanh thu
3. Bước 2: Đặt giá vốn cho giờ công của từng nhân sự
4. Bước 3: Ghi chi phí ngoài vào đúng dự án
5. Bước 4: Đọc Profitability và hành động khi dự án còn chạy
6. Những lưu ý khi triển khai Odoo Project Costing

💡 Insight: Agency hiếm khi lỗ vì thiếu khách. Agency lỗ vì không biết dự án nào đang ăn mòn biên lợi nhuận. Giờ công vượt báo giá, chi phí freelancer phát sinh và chỉnh sửa ngoài phạm vi đều là những khoản lỗ nhỏ, chỉ hiện ra khi cộng chung vào một dự án.

PHẦN 1

Odoo Project Costing: vì sao doanh thu cao chưa chắc dự án có lãi

Để biết một dự án lãi bao nhiêu, bạn cần ba con số nằm cùng một chỗ: tiền khách trả, giờ công đã dùng và chi phí mua ngoài. Phần lớn agency đang giữ ba con số này ở ba nơi khác nhau.

Điểm chung của bốn dòng trên là chi phí không đi theo dự án. Demo dưới đây cho thấy cách Odoo làm cho chi phí đi theo dự án ngay từ lúc phát sinh.

BƯỚC 1

Gắn dự án với đơn hàng bán để có vế doanh thu

Trong demo, agency nhận hợp đồng thiết kế website cho khách hàng Lá Xanh Spa với giá trọn gói 48.000.000đ, gồm 40 giờ thiết kế và 20 giờ viết nội dung. Toàn bộ số liệu trong bài là số liệu minh họa.

BƯỚC 2

Odoo Project Costing: đặt giá vốn cho giờ công của từng nhân sự

Giờ công chỉ trở thành chi phí khi có giá vốn đi kèm. Trên hồ sơ nhân viên, quản lý khai báo chi phí mỗi giờ của người đó, thường tính từ lương cộng bảo hiểm và phần chi phí chung phân bổ cho mỗi giờ làm việc.

• Mỗi người một mức giá vốn: trong demo, designer là 350.000đ/giờ và content là 280.000đ/giờ. Giờ của hai người có giá trị chi phí khác nhau dù cùng ghi vào một dự án.
• Chi phí tự tính khi ghi giờ: nhân viên chỉ bấm giờ như bình thường, Odoo nhân số giờ với giá vốn để ra chi phí nhân công của dòng đó.
• Giá vốn là dữ liệu nhạy cảm: chỉ nên cho quản lý và kế toán xem, nhân viên thường không cần thấy mức giá của đồng nghiệp.
• Cập nhật định kỳ: khi lương hoặc chi phí chung thay đổi, rà lại giá vốn mỗi quý để báo cáo không lệch.

Muốn biết cách ghi giờ chỉ bằng một click và cách xem Billable Hours theo dự án, bạn có thể xem lại bài Demo Odoo Timesheet của Sonix, vì đây chính là nguồn dữ liệu đầu vào của Project Costing.

BƯỚC 3

Ghi chi phí ngoài vào đúng dự án để Project Costing đủ số

Giờ công thường chỉ là phần lớn nhất của chi phí, chưa phải toàn bộ. Agency còn mua ảnh bản quyền, thuê freelancer, trả phí tên miền hoặc chạy quảng cáo hộ khách. Nếu những khoản này không gắn vào dự án, bảng lãi lỗ sẽ đẹp hơn thực tế.

Trong demo, hóa đơn mua bộ ảnh bản quyền 4.500.000đ cho trang chủ được kế toán nhập và gắn vào dự án Lá Xanh Spa – Website. Quy tắc cần thống nhất cho cả đội rất ngắn: mọi hóa đơn liên quan đến khách hàng đều phải chọn dự án trước khi lưu.

BƯỚC 4

Đọc Profitability của dự án và hành động khi dự án còn chạy

Khi doanh thu, giờ công và chi phí ngoài đã nằm trong cùng dự án, phần Profitability trong màn hình cập nhật dự án tổng hợp lại thành một bảng. Dưới đây là bảng của dự án demo sau khi hoàn thành, so với kế hoạch lúc báo giá.

Chỉ 12 giờ thiết kế vượt kế hoạch đã kéo biên lợi nhuận xuống khoảng 7,6 điểm phần trăm. Với hợp đồng trọn gói, đây là phần agency tự gánh. Điều quan trọng là bạn thấy con số này khi dự án còn chạy, thay vì sau khi bàn giao.

• Khi giờ thiết kế chạm 80% giờ đã bán: project manager báo khách sớm, thống nhất số vòng chỉnh sửa còn lại hoặc báo giá phần phát sinh bằng dòng dịch vụ mới.
• Khi biên lợi nhuận thấp hơn ngưỡng mục tiêu: rà lại phân công, chuyển bớt việc cho người có giá vốn phù hợp hoặc cắt chi phí ngoài chưa cần.
• Khi dự án đóng: lưu biên lợi nhuận thực để làm căn cứ định giá cho loại dự án tương tự, ví dụ website spa, website nhà hàng hay bộ nhận diện.

Cùng dữ liệu này, giám đốc còn so sánh được dự án nào, khách hàng nào và loại dịch vụ nào đang mang lại biên lợi nhuận tốt nhất để quyết định nên nhận thêm loại việc nào.

TRIỂN KHAI

Những lưu ý khi triển khai Odoo Project Costing cho agency

Bảng Profitability chỉ chính xác khi dữ liệu đầu vào đầy đủ. Ba lưu ý dưới đây giúp agency tránh được những sai lệch thường gặp ngay từ tháng đầu:

• Thống nhất cách tính giá vốn giờ công: chọn một công thức duy nhất (lương, bảo hiểm, chi phí chung) và áp cho mọi nhân sự, để so sánh giữa các dự án có ý nghĩa.
• Khóa quy trình gắn dự án cho hóa đơn: kế toán không lưu hóa đơn chi phí khách hàng nếu chưa chọn dự án. Một khoản sót là một dự án trông lãi hơn thực tế.
• Bắt đầu từ một vài dự án mẫu: chạy thử trên 2 đến 3 dự án đang chạy, đối chiếu với sổ sách kế toán, rồi mới áp dụng cho toàn bộ agency.

Về phiên bản, Odoo có Community và Enterprise, và phạm vi tính năng chính thức có thể thay đổi theo từng phiên bản. Một số tiện ích của Timesheet, Project và Kế toán có thể thuộc bản Enterprise, vì vậy hãy xác nhận theo phiên bản đang dùng trước khi chốt giải pháp.

Nếu bạn muốn có người cùng thiết lập sản phẩm dịch vụ, giá vốn giờ công và luồng từ chi phí sang báo cáo lãi lỗ, Sonix có thể đồng hành. Tìm hiểu thêm về dịch vụ triển khai Odoo của chúng tôi.

ĐIỂM QUAN TRỌNG

Muốn biết dự án nào của agency bạn đang lãi, dự án nào đang lỗ?

Đặt lịch discovery call 30 phút để Sonix demo luồng từ đơn hàng, giờ công, chi phí ngoài đến báo cáo Profitability theo đúng cách agency của bạn tính tiền khách hàng.

🚀 Đặt lịch tư vấn miễn phí

Sonix – Thành công của khách hàng là niềm vui của chúng tôi.