購買依頼は、仕入先に送る発注書になるまでに、いくつの「関門」を通るでしょうか。多くの中小企業では、部門長へのメール、役員へのZaloメッセージ、集計用のExcelファイルという流れになり、注文がどの段階で止まっているのか誰も把握できていません。急ぎの注文が入ると、購買担当者は一人ずつ承認をもらいに走り回ることになります。

このデモでは、購買依頼、仕入先への見積依頼、段階的な承認、入荷、照合までの一連のシナリオをOdoo上で通して確認します。実際の操作時間は約3分です。この記事をデモの台本として自分で試すことも、導入前に業務の流れをイメージするために読み進めることもできます。

デモのシナリオ:誰が、どの金額基準で承認するのか
3分デモ:Odooでの操作をステップごとに解説
承認プロセス自動化の前後比較
自社で設定する際の注意点

💡 インサイト:発注の承認が遅れるのは、承認者が怠けているからではなく、自分の承認待ちの注文があることに気づいていないからです。システムが注文金額に応じて適切な承認者へ自動的に回付し、画面上に表示すれば、管理の手順を一つも増やさずに待ち時間の大半をなくせます。

3分

購買依頼から入荷までのデモ所要時間

3段階

このシナリオにおける、注文金額に応じた承認レベル

1つの流れ

単一のシステムに集約、メールやZaloへの分散を解消

背景

デモのシナリオ:誰が、どの金額基準で承認するのか

以下のシナリオは、一般的な中小企業を想定した例です。金額の基準や承認者は、各社の組織構造に合わせて自由に調整できます。

👤 レベル1:依頼部門の部門長

すべての購買は、部門長による必要性の確認が必要です。少額の注文(例:2,000万ドン未満)はこのレベルで完結し、そのまま発注に進みます。

📊 レベル2:経理責任者または購買責任者

中額の注文(例:2,000万〜1億ドン)は、仕入先へ送る前に、予算と支払条件を確認する追加のチェックが入ります。

🏢 レベル3:社長(CEO)

高額の注文(例:1億ドン超)だけが最上位まで上がるため、経営陣は本当に重要な判断に集中できます。

デモ

3分デモ:Odooでの操作をステップごとに解説

以下は時間軸に沿って整理したシナリオで、動画撮影やお客様への実演にそのまま使えます。

時間	Odooでの操作	視聴者に見えるポイント
0:00 – 0:30	社員が購買依頼を作成し、製品、数量、候補の仕入先を選択	1つのフォームで完結し、製品情報と価格は既存のマスタから自動取得
0:30 – 1:15	依頼を見積依頼(RFQ)に変換し、仕入先を比較して選定	依頼データから発注書が作成され、再入力は不要
1:15 – 2:15	発注書(PO)が金額に応じて各承認レベルへ自動回付され、承認者はシステム上で直接承認	承認待ちのステータスで、注文がどのレベルにあり、誰の対応が必要かが一目で分かる
2:15 – 3:00	仕入先へ注文を送信し、倉庫が入荷を確認、請求書と照合	依頼から入荷までの全履歴が同じ注文上に残る

注目すべきは、購買担当者がどの工程でもシステムから離れる必要がないことです。注文が次のレベルに移るたびに、承認者と承認日時がシステムに記録され、経理部門にとってそのまま監査証跡として活用できます。

比較

承認プロセス自動化の前後比較

項目	導入前(メール、Zalo、Excel)	導入後(Odoo)
承認者への回付	購買担当者が一人ずつ送付し、催促する	金額基準に応じてシステムが自動で回付
ステータスの確認	「注文はどこにあるのか」と問い合わせが必要	どのレベルで待機中かが一目で分かる
承認の証跡	メッセージに分散し、追跡が困難	承認者と承認日時が注文ごとに記録される
支出の管理	個人の習慣に依存	システムに固定されたルールが全注文に適用される
入荷と請求書の照合	複数のファイル間で手作業による突合	1つの注文に依頼、入荷、請求書が紐付く

実践

自社で設定する際の注意点

運用開始前に、経営層と次の3点を確認しておくと、初日からスムーズに動かせます。

金額基準と承認者: どのレベルで誰が承認するか、また不在時の代理承認者を文書で明確にし、注文が滞らないようにします。
多段階承認の設定方法: Odooには、単一の金額基準を超えた発注書を承認する機能が標準で用意されています。多段階の承認チェーンについては、ご利用のOdooのバージョンやプランによって設定方法が異なります。最適な選択肢はOdoo公式ドキュメントでご確認いただけます。
ユーザー教育: 承認者が、自分の承認待ち注文の一覧をどこで確認できるかを把握しておく必要があります。短い説明会を行えば、チーム全体が新しい流れに慣れるには通常十分です。

自社のデータと承認基準でデモをご覧になりたい場合は、Sonixチームがお試し環境をご用意し、導入をご判断いただく前に体験していただけます。詳しくは、当社のOdoo導入サービスをご覧ください。

重要なポイント

要点	企業にとっての意味
注文が適切な承認者へ自動で回付される	購買担当者が承認を一件ずつ追いかける必要がなくなり、待ち時間が大きく減る。
承認レベルを注文金額に連動	少額の注文は素早く、高額の注文はより厳格に管理できる。
全履歴が1つの注文に集約	監査時の追跡や、仕入先との照合が容易になる。
設定前に承認ルールを確定する	金額基準と代理承認者が明確に合意されて初めて、システムの効果が発揮される。

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