English
日本語Một đề nghị mua hàng đi qua bao nhiêu “chặng” trước khi thành đơn hàng gửi nhà cung cấp? Ở nhiều doanh nghiệp SMB, câu trả lời là: một email cho trưởng bộ phận, một tin nhắn Zalo cho giám đốc, một file Excel để tổng hợp – và không ai chắc chắn đơn nào đang nằm ở bước nào. Khi có đơn gấp, người mua hàng lại phải đi “đòi” chữ ký từng người.
Trong bài demo này, chúng tôi đi qua một kịch bản hoàn chỉnh trên Odoo: từ đề nghị mua, báo giá nhà cung cấp, phê duyệt theo từng cấp, cho đến nhận hàng và đối soát – gói gọn trong khoảng 3 phút thao tác. Bạn có thể dùng bài viết như một kịch bản để tự chạy thử, hoặc xem để hình dung quy trình trước khi triển khai.
Mục lục
💡 Insight: Duyệt đơn mua không chậm vì người duyệt lười, mà vì họ không biết đơn đang chờ mình. Khi hệ thống tự chuyển đơn đến đúng người theo giá trị đơn hàng và nhắc việc ngay trên màn hình, phần lớn thời gian chờ biến mất mà không cần thêm một bước kiểm soát nào.
3 phút
thời lượng demo, từ đề nghị mua đến nhận hàng
3 cấp
phê duyệt theo ngưỡng giá trị đơn hàng trong kịch bản
1 luồng
duy nhất trên hệ thống, không còn email và Zalo rời rạc
BỐI CẢNH
Kịch bản demo: ai duyệt, duyệt theo ngưỡng nào?
Kịch bản dưới đây là ví dụ minh họa cho một doanh nghiệp SMB. Ngưỡng giá trị và người duyệt hoàn toàn có thể điều chỉnh theo cơ cấu của từng công ty.
👤 Cấp 1: Trưởng bộ phận đề nghị
Mọi đơn mua đều cần trưởng bộ phận xác nhận nhu cầu. Đơn giá trị nhỏ (ví dụ dưới 20 triệu đồng) dừng ở cấp này và được chuyển thẳng sang bước đặt hàng.
📊 Cấp 2: Kế toán trưởng hoặc giám đốc mua hàng
Đơn từ mức trung bình (ví dụ 20-100 triệu đồng) cần thêm một lớp kiểm soát ngân sách và điều khoản thanh toán trước khi gửi nhà cung cấp.
🏢 Cấp 3: Tổng giám đốc
Chỉ những đơn giá trị lớn (ví dụ trên 100 triệu đồng) mới lên đến cấp cao nhất, giúp lãnh đạo tập trung vào các quyết định thật sự quan trọng.
DEMO
Demo 3 phút: từng bước trên Odoo
Dưới đây là kịch bản theo mốc thời gian, phù hợp để quay video hoặc trình bày trực tiếp với khách hàng.
| Thời điểm | Thao tác trên Odoo | Điều người xem nhìn thấy |
|---|---|---|
| 0:00 – 0:30 | Nhân viên tạo đề nghị mua hàng, chọn sản phẩm, số lượng và nhà cung cấp gợi ý | Một form duy nhất, thông tin sản phẩm và giá lấy từ danh mục có sẵn |
| 0:30 – 1:15 | Chuyển đề nghị thành yêu cầu báo giá (RFQ), so sánh và chọn nhà cung cấp | Đơn mua được tạo từ dữ liệu đề nghị, không phải nhập lại |
| 1:15 – 2:15 | Đơn mua tự động chuyển đến từng cấp duyệt theo giá trị; người duyệt xác nhận ngay trên hệ thống | Trạng thái chờ duyệt hiển thị rõ đơn đang ở cấp nào, ai cần xử lý |
| 2:15 – 3:00 | Gửi đơn cho nhà cung cấp, kho xác nhận nhận hàng, đối chiếu với hóa đơn | Toàn bộ lịch sử từ đề nghị đến nhận hàng nằm trên cùng một đơn |
Điểm đáng chú ý là người mua hàng không phải rời khỏi hệ thống ở bất kỳ bước nào. Mỗi lần đơn chuyển cấp, hệ thống ghi lại người duyệt và thời điểm duyệt, tạo thành dấu vết kiểm toán sẵn có cho bộ phận kế toán.
SO SÁNH
Trước và sau khi tự động hóa quy trình duyệt
| Hạng mục | Trước (email, Zalo, Excel) | Sau (Odoo) |
|---|---|---|
| Chuyển đơn đến người duyệt | Người mua tự gửi và nhắc từng người | Hệ thống chuyển tự động theo ngưỡng giá trị |
| Theo dõi trạng thái | Phải hỏi lại “đơn đang ở đâu” | Nhìn thấy ngay đơn đang chờ cấp nào |
| Dấu vết phê duyệt | Rải rác trong tin nhắn, khó truy lại | Lưu sẵn người duyệt và thời điểm trên từng đơn |
| Kiểm soát ngưỡng chi tiêu | Phụ thuộc thói quen của từng người | Quy tắc cố định trong hệ thống, áp dụng cho mọi đơn |
| Đối soát nhận hàng và hóa đơn | Đối chiếu thủ công giữa nhiều file | Cùng một đơn liên kết đề nghị, nhận hàng và hóa đơn |
THỰC HÀNH
Lưu ý khi thiết lập cho doanh nghiệp của bạn
Trước khi áp dụng, có ba điểm nên chốt với ban lãnh đạo để quy trình chạy trơn tru ngay từ đầu:
- Ngưỡng giá trị và người duyệt: thống nhất bằng văn bản ai duyệt ở mức nào, và ai là người thay thế khi vắng mặt để đơn không bị kẹt.
- Cách thiết lập duyệt nhiều cấp: Odoo hỗ trợ sẵn duyệt đơn mua theo một ngưỡng giá trị; với chuỗi duyệt nhiều cấp, cách cấu hình phụ thuộc phiên bản và gói Odoo bạn đang dùng. Bạn có thể tham khảo tài liệu chính thức của Odoo để xem tùy chọn phù hợp.
- Đào tạo người dùng: người duyệt cần biết nơi xem danh sách đơn đang chờ mình. Một buổi hướng dẫn ngắn thường đủ để cả đội quen với luồng mới.
Nếu bạn muốn xem demo trên dữ liệu và ngưỡng duyệt của chính công ty mình, đội ngũ Sonix có thể cấu hình một môi trường thử để bạn trải nghiệm trước khi quyết định. Tìm hiểu thêm về dịch vụ triển khai Odoo của chúng tôi.
ĐIỂM QUAN TRỌNG
| Điểm chính | Ý nghĩa đối với doanh nghiệp |
|---|---|
| Đơn tự chuyển đến đúng người duyệt | Người mua không phải đi nhắc từng chữ ký, thời gian chờ giảm rõ rệt. |
| Cấp duyệt gắn với giá trị đơn hàng | Đơn nhỏ đi nhanh, đơn lớn được kiểm soát chặt hơn. |
| Toàn bộ lịch sử nằm trên một đơn | Dễ truy vết khi kiểm toán và đối soát với nhà cung cấp. |
| Chốt quy tắc duyệt trước khi cấu hình | Hệ thống chỉ phát huy khi ngưỡng và người thay thế được thống nhất rõ. |
Muốn xem quy trình duyệt mua hàng chạy trên dữ liệu của bạn?
Đặt lịch discovery call 30 phút để Sonix demo trực tiếp luồng đề nghị mua – duyệt nhiều cấp – nhận hàng theo đúng ngưỡng phê duyệt của công ty bạn.
Sonix – Thành công của khách hàng là niềm vui của chúng tôi.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi