English
日本語Một nhân viên sales mới vào công ty thường phải học cùng lúc quá nhiều thứ: sản phẩm, quy trình bán hàng, văn hóa đội nhóm, và cả cách dùng Salesforce. Khi tất cả dồn vào tuần đầu tiên, CRM thường là thứ bị đẩy xuống ưu tiên thấp nhất, vì nó có vẻ như “học sau cũng được” so với việc nắm sản phẩm hay gặp khách hàng đầu tiên.
Hệ quả là nhiều nhân viên mới hình thành thói quen ghi chú ra ngoài CRM ngay từ những tuần đầu tiên, một thói quen rất khó sửa về sau. Bài viết này trình bày quy trình onboarding 3 bước giúp nhân viên mới làm quen với Salesforce mà không bị choáng ngợp, đồng thời không tạo ra thói quen né tránh hệ thống ngay từ đầu.
Onboarding nhân viên mới vào Salesforce: quy trình 3 bước để không ai bị bỏ lạiMục lục
Bối cảnh
Vì Sao Onboarding CRM Thường Thất Bại
Cách onboarding phổ biến nhất hiện nay là dồn toàn bộ kiến thức về Salesforce vào một buổi đào tạo duy nhất trong ngày đầu tiên, thường kéo dài vài giờ, đi qua gần như mọi tính năng của hệ thống. Nhân viên mới ra khỏi buổi đó với quá nhiều thông tin, nhớ được rất ít, và không có gì để thực hành ngay lập tức.
Vấn đề không nằm ở nội dung đào tạo, mà ở thời điểm và cách chia nhỏ kiến thức. Não bộ con người ghi nhớ tốt hơn nhiều khi học một lượng nhỏ kiến thức rồi thực hành ngay, so với việc nhồi nhét toàn bộ kiến thức trước khi có cơ hội áp dụng.
Một vấn đề khác thường bị bỏ qua là việc không ai theo dõi xem nhân viên mới có thực sự dùng đúng cách sau buổi đào tạo hay không. Nếu không có ai kiểm tra lại trong tuần đầu, thói quen sai hình thành từ ngày đầu tiên có thể kéo dài rất lâu về sau.
Quy trình
Quy Trình Onboarding 3 Bước
Tuần đầu: chỉ dạy thao tác cơ bản nhất
- Chỉ tập trung vào những gì nhân viên cần dùng hàng ngày: tạo lead mới, ghi chú cuộc gọi, cập nhật trạng thái deal
- Không giới thiệu báo cáo, dashboard, hay tính năng tự động hóa trong giai đoạn này
- Cho thực hành ngay trên dữ liệu thật (hoặc dữ liệu mẫu gần giống thật) thay vì chỉ xem demo
- Mục tiêu duy nhất của tuần này: nhân viên tự tin thao tác những việc lặp lại mỗi ngày mà không cần hỏi ai
Tuần hai: giới thiệu báo cáo và tính năng nâng cao
- Chỉ giới thiệu khi nhân viên đã thành thạo thao tác cơ bản, không làm song song với tuần một
- Dạy cách tự xem báo cáo doanh số cá nhân, thay vì phải hỏi quản lý mỗi lần cần biết tiến độ của mình
- Giới thiệu các quy tắc tự động hóa đang chạy trong hệ thống (nhắc follow-up, phân công lead) để nhân viên hiểu vì sao một số việc “tự xảy ra”
- Vẫn chưa cần dạy cách tự tạo báo cáo mới ở giai đoạn này, việc đó có thể để sau tháng đầu tiên
Xuyên suốt: có một người hướng dẫn cụ thể
- Chỉ định rõ một người (thường là đồng nghiệp cùng team, không nhất thiết phải là quản lý) để nhân viên mới hỏi khi gặp vướng mắc
- Người hướng dẫn nên chủ động hỏi thăm vào cuối mỗi tuần đầu, thay vì chờ nhân viên mới tự tìm đến khi đã gặp khó khăn
- Tránh để nhân viên mới hỏi ngẫu nhiên bất kỳ ai trong đội, vì câu trả lời không nhất quán dễ gây nhầm lẫn thêm
- Vai trò này nên duy trì ít nhất hết tháng đầu tiên, không chỉ trong tuần đào tạo ban đầu
Lỗi thường gặp
3 Lỗi Thường Gặp Khi Onboarding Nhân Viên Mới
Dạy tất cả trong một buổi: đây là lỗi phổ biến nhất, xuất phát từ mong muốn “xong sớm cho tiện”, nhưng lại phản tác dụng vì lượng thông tin vượt quá khả năng ghi nhớ của bất kỳ ai trong một lần.
Dùng tài liệu đào tạo chung chung, không theo đúng quy trình thật của công ty: nhiều buổi đào tạo dùng tài liệu mặc định của Salesforce thay vì tài liệu được tùy chỉnh theo đúng cách công ty đang cấu hình và vận hành hệ thống, khiến nhân viên mới học một quy trình không khớp với thực tế họ sẽ dùng.
Không kiểm tra lại sau buổi đào tạo: nhiều công ty xem đào tạo là việc làm một lần rồi thôi, không có bước theo dõi xem nhân viên có thực sự áp dụng đúng trong công việc hàng ngày hay không.
Đo lường
Cách Đo Lường Onboarding Có Hiệu Quả Hay Không
Một chỉ số đơn giản nhưng hiệu quả: theo dõi tỷ lệ dữ liệu được nhân viên mới nhập đầy đủ trong 30 ngày đầu tiên so với nhân viên đã làm việc lâu năm. Nếu khoảng cách quá lớn, đó là dấu hiệu quy trình onboarding chưa đủ tốt, chứ không phải do nhân viên mới thiếu cố gắng.
Một chỉ số khác đáng theo dõi là số lần nhân viên mới đặt câu hỏi cho người hướng dẫn trong tháng đầu tiên. Con số quá thấp không hẳn là dấu hiệu tốt, đôi khi nó có nghĩa là nhân viên mới đã âm thầm bỏ qua CRM thay vì hỏi khi gặp khó khăn.
Onboarding CRM hiệu quả không phải là dạy được nhiều nhất trong thời gian ngắn nhất, mà là đảm bảo mỗi kiến thức được dạy đều có cơ hội áp dụng ngay trước khi kiến thức tiếp theo được thêm vào. Nếu bạn muốn tự trải nghiệm những thao tác cơ bản nhất nên đưa vào tuần đầu onboarding, bài viết hướng dẫn tự thiết lập Salesforce Sales Cloud trong 10 phút là một điểm tham khảo tốt.
Công ty bạn đang onboarding nhân viên mới vào CRM như thế nào?
Đặt lịch tư vấn miễn phí, đội ngũ Sonix sẽ giúp bạn xây dựng quy trình onboarding phù hợp với quy mô và tốc độ tuyển dụng thực tế của công ty.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi