English
日本語Làm 20 báo cáo mà không ai mở thì cũng như không làm. Nếu bạn mới dùng CRM và chưa biết nên xem báo cáo CRM nào trước, câu trả lời ngắn gọn là: hãy bắt đầu từ 3 báo cáo.
Báo cáo CRM, hiểu đơn giản, là bảng số liệu lấy từ chính dữ liệu bán hàng bạn đã nhập vào hệ thống. Ba báo cáo nên có đầu tiên là pipeline theo giai đoạn, deal đứng yên quá lâu và nguồn lead hiệu quả nhất. Chúng trả lời ba câu hỏi mà CEO, CMO hay hỏi nhất: đang có bao nhiêu việc trong tay, việc nào đang kẹt, và khách hàng đến từ đâu.
Lưu ý quan trọng: công ty phân phối thiết bị văn phòng và các con số trong bài là ví dụ giả định để minh họa, không phải case khách hàng thật. Tên báo cáo, tên trường dữ liệu và cách lọc có thể khác tùy cách bạn cấu hình Salesforce, vì vậy hãy xem đây là gợi ý để bắt đầu chứ không phải khuôn bắt buộc.
Ba báo cáo CRM đầu tiên: pipeline theo giai đoạn, deal đứng yên quá lâu và nguồn lead hiệu quả.
Báo cáo CRM: vì sao chỉ nên bắt đầu từ 3 báo cáo
Người mới dùng CRM thường dễ rơi vào một cái bẫy: hệ thống làm được rất nhiều loại báo cáo, nên đội dựng thật nhiều. Vài tuần sau, danh sách báo cáo dài ra nhưng không ai biết nên xem cái nào trước, và phần lớn bị bỏ quên.
Một báo cáo chỉ có ích khi gắn với một quyết định cụ thể. Ba báo cáo dưới đây đi theo hành trình của một cơ hội bán hàng: nhìn toàn cảnh, tìm chỗ đang kẹt, rồi truy ngược về nguồn khách. Mỗi cái trả lời một câu hỏi quản lý rất thật.
| Báo cáo | Câu hỏi nó trả lời | Nên xem |
|---|---|---|
| 1. Pipeline theo giai đoạn | Mỗi bước đang có bao nhiêu deal, tổng giá trị là bao nhiêu? | Hằng tuần |
| 2. Deal đứng yên quá lâu | Deal nào lâu rồi chưa có hoạt động nào? | Hằng tuần, trước buổi họp sales |
| 3. Nguồn lead hiệu quả | Mỗi nguồn mang về bao nhiêu lead và bao nhiêu thành deal? | Hằng tháng |
Báo cáo 1: pipeline theo giai đoạn
Đây là báo cáo nền tảng, trả lời câu hỏi: “Hiện đang có bao nhiêu deal ở mỗi bước và tổng giá trị là bao nhiêu?”. Nếu chỉ được làm một báo cáo, hãy làm cái này.
Cách dựng
- Chọn loại báo cáo Opportunity (cơ hội bán hàng)
- Nhóm theo giai đoạn (Stage), hiển thị số lượng deal và tổng giá trị
- Lọc để chỉ lấy các deal đang mở, bỏ deal đã thắng hoặc đã mất
Cách đọc
- Cột nào phình to bất thường: có thể deal đang dồn ở một bước
- Giai đoạn cuối quá mỏng: pipeline đang thiếu deal chín
- Giai đoạn đầu quá mỏng: vài tháng tới sẽ thiếu việc
Ví dụ giả định: công ty phân phối thiết bị văn phòng thấy nhiều deal nằm ở bước báo giá nhưng rất ít deal sang bước thương lượng. Câu hỏi tiếp theo của quản lý sẽ là “báo giá xong khách hay im lặng, hay mình chưa theo sát?”, thay vì chỉ nhìn một con số tổng.
Nếu bạn chưa có sẵn các giai đoạn và dữ liệu mẫu, bài Setup Salesforce Sales Cloud cơ bản trong 10 phút hướng dẫn từ lúc tạo giai đoạn đến bước chạy báo cáo cơ hội theo giai đoạn.
Báo cáo 2: deal đứng yên quá lâu
Câu hỏi của báo cáo này là: “Deal nào hơn X ngày chưa có hoạt động nào?”. Deal bị bỏ quên hiếm khi tự báo, nó chỉ lặng lẽ nằm đó cho đến khi khách chọn bên khác.
Cách dựng
- Dùng lại loại báo cáo Opportunity, lọc deal đang mở
- Thêm điều kiện về ngày có hoạt động gần nhất, cách đây hơn X ngày
- Sắp xếp theo giá trị giảm dần để deal lớn nằm trên cùng
Cách dùng
- Mở báo cáo trước buổi họp sales hằng tuần
- Hỏi người phụ trách từng deal: bước tiếp theo là gì, khi nào?
- Deal nào thật sự không còn triển vọng thì đóng lại cho pipeline sạch
Con số X do đội tự quyết, vì chu kỳ bán hàng mỗi nơi một khác. Công ty bán thiết bị văn phòng với đơn hàng nhỏ có thể chọn một con số ngắn, còn đơn dự án lớn thường cần ngưỡng dài hơn. Hãy chọn một ngưỡng vừa đủ để danh sách có thể xem hết trong vài phút, nếu danh sách quá dài thì chẳng ai xử lý.
Khi đã quen với báo cáo thủ công này, bạn có thể tìm hiểu thêm cách để AI hỗ trợ cảnh báo deal. Bài Einstein AI trong Salesforce: AI làm gì cho team sales và marketing giải thích các tính năng như gợi ý cơ hội, và tính năng nào dùng được còn tùy gói bạn đang có.
Báo cáo 3: nguồn lead hiệu quả nhất
Câu hỏi: “Mỗi nguồn mang về bao nhiêu lead và bao nhiêu lead trong đó thành deal?”. Đây là báo cáo CMO cần nhất, vì nó cho biết nên dồn công sức vào kênh nào.
Cách dựng
- Chọn loại báo cáo Lead, nhóm theo nguồn lead (Lead Source)
- Hiển thị số lượng lead và số lead đã chuyển đổi thành cơ hội
- Chọn một khoảng thời gian cố định, ví dụ theo tháng hoặc theo quý
Cách đọc
- Đừng chỉ nhìn nguồn nào nhiều lead nhất
- Hãy so sánh tỷ lệ lead thành deal giữa các nguồn
- Nguồn ít lead nhưng tỷ lệ thành deal cao thường đáng đầu tư thêm
Ví dụ giả định: website mang về nhiều lead nhưng ít lead thành deal, trong khi khách được giới thiệu ít hơn mà chuyển đổi tốt. Khi đó CMO có cơ sở để xem lại nội dung thu hút trên website, thay vì mặc định tăng ngân sách cho kênh đang có nhiều lead nhất.
Một lưu ý: nếu mẫu còn nhỏ (mới vài chục lead), đừng vội kết luận. Hãy để dữ liệu tích lũy thêm vài tháng rồi mới so sánh.
Lưu ý để 3 báo cáo thật sự có người đọc
Báo cáo chỉ đúng khi dữ liệu nhập vào đúng. Nếu nhân viên bỏ trống giai đoạn, ngày hoạt động hay nguồn lead, ba báo cáo trên sẽ cho ra bức tranh lệch. Vì vậy, trước khi dựng báo cáo, hãy thống nhất với đội: những trường nào bắt buộc nhập và nhập khi nào.
Để người xem không phải đi tìm từng báo cáo, bạn có thể gom cả ba lên một dashboard duy nhất cho CEO hoặc CMO. Mỗi báo cáo nên có người phụ trách xem và một nhịp xem rõ ràng (hằng tuần hoặc hằng tháng). Báo cáo không có người xem sẽ sớm bị bỏ.
Chỉ thêm báo cáo thứ tư khi có một câu hỏi thật mà ba báo cáo trên chưa trả lời được. Cách này giữ cho hệ thống gọn, và giữ cho đội còn hứng thú mở báo cáo mỗi tuần.
Checklist 3 báo cáo CRM đầu tiên
Trước khi dựng thêm bất kỳ báo cáo nào, hãy chạy qua danh sách ngắn sau để chắc rằng ba báo cáo nền tảng đã sẵn sàng.
☐ Đã chọn giai đoạn pipeline và thống nhất ý nghĩa từng giai đoạn với cả đội
☐ Đã dựng báo cáo pipeline theo giai đoạn (số lượng và tổng giá trị)
☐ Đã chọn ngưỡng X ngày cho báo cáo deal đứng yên
☐ Đã bắt buộc nhập nguồn lead cho mọi lead mới
☐ Đã dựng báo cáo nguồn lead và tỷ lệ lead thành deal
☐ Đã gom ba báo cáo vào một dashboard và chọn người xem, nhịp xem
Báo cáo nào bạn đang xem mỗi tuần? Để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Sonix rất muốn nghe cách bạn đang làm. Bạn cũng có thể xem thêm về giải pháp Salesforce của Sonix.
Salesforce CRM
Phân tích dữ liệu
Business Intelligence
Kinh doanh
Hướng dẫn
Đặt lịch tư vấn cùng Sonix để cùng chọn đúng vài báo cáo cần xem và dựng chúng trên Salesforce cho đơn vị của bạn.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi