English
日本語Lead mới về lúc 9 giờ tối, sáng hôm sau mới có người nhận, và nhiều khi khách đã gọi sang bên khác. Lead Assignment Rules trong Salesforce là cách tự chia lead mới cho đúng người hoặc đúng hàng đợi theo điều kiện như vùng, nguồn hoặc sản phẩm quan tâm, kèm email thông báo ngay khi lead được giao.
Câu trả lời ngắn gọn: mỗi quy tắc gồm các mục điều kiện được xét theo thứ tự, lead khớp mục nào trước thì được giao theo mục đó. Form web cũng có thể đẩy lead thẳng vào đúng người. Điều quan trọng nhất trước khi cấu hình là ghi rõ luật chia lead ra giấy.
Lưu ý quan trọng: công ty phân phối thiết bị văn phòng và cách chia theo miền trong bài là ví dụ giả định, không phải khách hàng thật. Tại một thời điểm chỉ có một quy tắc chia lead đang hoạt động, và Lead Assignment Rules không có sẵn chia vòng tròn (round-robin). Tên menu có thể khác tùy edition và phiên bản.
Sơ đồ tự chia lead mới theo vùng và nguồn bằng Lead Assignment Rules.Vì sao lead mới hay bị chậm hoặc nhiều người cùng gọi
Khi lead được chia thủ công, hai chuyện dễ xảy ra. Lead về ngoài giờ nằm chờ đến khi có người rảnh nhìn thấy. Hoặc lead về nhóm chung và nhiều người cùng thấy, cùng gọi, làm khách bực mình vì bị nhiều người liên hệ về cùng một việc.
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị văn phòng nhận lead từ form web, từ giới thiệu và từ sự kiện. Lead gửi lúc 9 giờ tối nằm trong một danh sách chung. Sáng hôm sau, hai nhân viên cùng thấy và cùng gọi, trong khi khách đã nhận tư vấn từ một đơn vị khác từ tối hôm trước.
| Trước | Sau | |
|---|---|---|
| Lead mới về | Nằm trong danh sách chung | Được giao ngay cho người hoặc hàng đợi phù hợp |
| Người nhận | Ai thấy trước thì gọi | Có chủ sở hữu rõ ràng |
| Thông báo | Phải tự mở danh sách | Email thông báo gửi ngay khi lead được giao |
| Kiểm soát | Khó biết lead nào chưa ai nhận | Dễ xem lại theo chủ sở hữu |
Lead Assignment Rules hoạt động ra sao
Một Lead Assignment Rule thực chất là một danh sách các mục điều kiện (rule entry). Mỗi mục nói rằng nếu lead đáp ứng điều kiện này thì giao cho người hoặc hàng đợi này.
Mục điều kiện (rule entry)
- Mỗi mục đặt điều kiện dựa trên các trường của lead, ví dụ tỉnh thành, nguồn lead hoặc sản phẩm quan tâm
- Có thể kết hợp nhiều điều kiện trong một mục
Người nhận hoặc hàng đợi
- Mỗi mục giao lead cho một người dùng hoặc một hàng đợi (queue)
- Hàng đợi là nhóm người cùng nhận, ai nhận trước thì làm
Thứ tự xét và khớp đầu tiên
- Các mục được xét theo thứ tự bạn đặt, từ trên xuống
- Mục khớp đầu tiên quyết định người nhận, các mục sau không được xét nữa
Email thông báo
- Có thể chọn mẫu email để báo cho người nhận ngay khi lead được giao
- Đây là thứ giúp lead lúc 9 giờ tối không còn nằm im đến sáng
Nếu bạn cần làm quen với Setup trước, bài Setup Salesforce Sales Cloud cơ bản trong 10 phút là điểm khởi đầu phù hợp.
3 bước thiết lập chia lead theo vùng và nguồn
Ghi luật chia lead ra giấy
- Liệt kê từng trường hợp: vùng nào về đội nào, nguồn nào về ai
- Quyết định lead không khớp luật nào sẽ về đâu, ví dụ một hàng đợi chung
- Cho trưởng nhóm kinh doanh xác nhận trước khi cấu hình
Tạo quy tắc và các mục điều kiện
- Vào Setup, tìm Lead Assignment Rules và tạo quy tắc mới
- Thêm từng mục điều kiện theo thứ tự, mỗi mục gắn người hoặc hàng đợi
- Chọn mẫu email thông báo cho từng mục nếu cần
Bật quy tắc và kiểm tra đường vào của lead
- Kích hoạt quy tắc (mỗi thời điểm chỉ một quy tắc đang chạy)
- Gửi thử form web và kiểm tra chủ sở hữu cùng email thông báo
- Khi tạo lead thủ công hoặc import, kiểm tra tùy chọn dùng quy tắc chia lead đang bật đã được chọn chưa
Ví dụ giả định về luật chia lead, chỉ để minh họa:
| Điều kiện | Giao cho | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lead ở các tỉnh miền Nam | Hàng đợi đội Nam | Đội Nam tự nhận trong hàng đợi |
| Lead từ giới thiệu | Trưởng nhóm kinh doanh | Trưởng nhóm tự phân công tiếp |
| Lead còn lại | Hàng đợi chung | Quy tắc dự phòng, đặt cuối cùng |
Đây là ví dụ để hình dung, không phải mức khuyến nghị. Luật thật do cách tổ chức đội và chính sách của đơn vị bạn quyết định.
Chia cho một người hay cho hàng đợi
Mỗi mục điều kiện có thể giao cho một người cụ thể hoặc một hàng đợi. Chọn cách nào tùy vào cách đội làm việc.
| Giao cho một người | Giao cho hàng đợi | |
|---|---|---|
| Người nhận | Một người dùng cụ thể | Một nhóm, ai nhận trước thì làm |
| Phù hợp khi | Vùng hoặc khách hàng do một người phụ trách cố định | Nhiều người cùng làm một vùng hoặc một nguồn |
| Rủi ro | Người đó nghỉ phép thì lead nằm chờ | Cần có thói quen nhận lead, nếu không lead nằm trong hàng đợi |
| Chia vòng tròn | Không có sẵn | Không có sẵn |
Hàng đợi là kiểu giao ai nhận trước thì làm, khác với chia vòng tròn (round-robin) là lần lượt giao cho từng người. Lead Assignment Rules không có sẵn chia vòng tròn. Nếu đội cần, thường phải dựng thêm bằng hàng đợi kết hợp trường đếm và Flow, hoặc dùng công cụ riêng. Hãy trao đổi với đơn vị triển khai nếu bạn cần.
Lưu ý để quy tắc chia lead chạy đúng
Chỉ một quy tắc chạy tại một thời điểm. Bạn có thể tạo nhiều quy tắc nhưng chỉ một đang hoạt động, và kích hoạt quy tắc mới sẽ tắt quy tắc cũ. Hãy gom các trường hợp vào các mục trong cùng một quy tắc.
Quy tắc không phải lúc nào cũng tự chạy. Với lead tạo thủ công hoặc sửa tay, người dùng thường phải chọn tùy chọn dùng quy tắc chia lead đang bật, còn lead từ form web thường chạy tự động. Đây là lý do hay gặp nhất khi quy tắc có vẻ không hoạt động, nên hãy kiểm tra từng đường vào của lead.
Thứ tự các mục rất quan trọng. Mục khớp đầu tiên thắng, nên hãy đặt trường hợp cụ thể lên trên và quy tắc dự phòng ở cuối.
Quy tắc chủ yếu chạy khi lead được tạo. Lead đã có sẽ không tự được chia lại. Nếu muốn chia lại, cần thao tác riêng.
Ghi luật ra giấy và xem lại hàng tháng. Một người nên chịu trách nhiệm xem lại hằng tháng xem luật còn đúng với cách đội đang tổ chức không, ví dụ khi có người nghỉ việc hoặc đổi vùng.
Tránh lead trùng. Lead chia xong vẫn có thể trùng với hồ sơ cũ. Xem thêm bài Duplicate Rule Salesforce: 3 bước chặn hồ sơ bị trùng.
Checklist trước khi bật quy tắc chia lead
Trước khi bật quy tắc, hãy chạy qua danh sách ngắn sau để chắc rằng luật chia lead phản ánh đúng cách đội làm việc.
☐ Đã ghi luật chia lead ra giấy và trưởng nhóm đã xác nhận
☐ Đã quyết định lead không khớp luật nào sẽ về đâu
☐ Đã tạo các mục điều kiện theo đúng thứ tự, trường hợp cụ thể ở trên
☐ Đã chọn giao cho người hay hàng đợi cho từng mục
☐ Đã chọn mẫu email thông báo
☐ Đã kích hoạt quy tắc và gửi thử form web
☐ Đã kiểm tra tùy chọn dùng quy tắc khi tạo lead thủ công và import
☐ Đã giao một người xem lại luật hằng tháng
Lead của bạn hiện được chia theo cách nào? Để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Sonix rất muốn nghe cách bạn đang làm.
Salesforce CRM
Salesforce Sales Cloud
Hướng dẫn
Kinh doanh
Đặt lịch tư vấn cùng Sonix để cùng rà soát cách chia lead hiện tại và thiết kế Lead Assignment Rules phù hợp với đội của bạn.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi