English
日本語Tableau là nền tảng phân tích và trực quan hóa dữ liệu, kết nối được với rất nhiều nguồn khác nhau. Câu hỏi Sonix nhận được nhiều nhất là: Salesforce đã có sẵn Reports & Dashboards, vậy có cần thêm một công cụ phân tích riêng không?
Câu trả lời ngắn gọn: báo cáo có sẵn trong CRM phù hợp khi dữ liệu nằm gọn trong một hệ thống và câu hỏi lặp lại hằng tuần. Công cụ phân tích riêng phù hợp khi bạn cần gộp dữ liệu từ nhiều hệ thống, phân tích sâu theo nhiều chiều, hoặc làm biểu đồ phức tạp. Nếu chỉ cần xem pipeline và doanh số theo nhân viên, báo cáo có sẵn thường đã đủ.
Lưu ý quan trọng: công ty phân phối thiết bị văn phòng trong bài là ví dụ giả định, không phải khách hàng thật. Công cụ phân tích có license riêng, không đi kèm license CRM. Giới hạn của báo cáo và tính năng có thể khác tùy edition và thay đổi theo từng release, nên hãy đối chiếu tài liệu chính thức trước khi ra quyết định.
Báo cáo có sẵn trong CRM làm tốt điều gì
Trước khi nói đến công cụ mới, cần công bằng với công cụ đang có. Reports & Dashboards trong CRM mạnh ở ba điểm.
Dữ liệu luôn mới. Báo cáo chạy thẳng trên dữ liệu đang có trong hệ thống. Nhân viên vừa cập nhật Opportunity, báo cáo chạy lại là thấy ngay.
Ai cũng tự làm được. Người dùng nghiệp vụ có thể kéo thả trường, lọc, nhóm và lưu báo cáo mà không cần đội kỹ thuật. Bạn có thể xem thêm bài Demo tạo báo cáo tùy chỉnh trong 5 phút.
Tôn trọng phân quyền. Mỗi người chỉ thấy số liệu thuộc phạm vi được xem, theo đúng cấu hình phân quyền đã đặt.
Nhưng công cụ có sẵn cũng có giới hạn. Báo cáo được thiết kế quanh dữ liệu trong CRM, nên muốn gộp số liệu từ kế toán hay kho thì phải đưa dữ liệu đó vào CRM trước. Số dòng hiển thị, số thành phần trên dashboard và số bộ lọc đều có giới hạn. Ví dụ, theo tài liệu giới hạn Reports and Dashboards API, API báo cáo chỉ trả về tối đa 2.000 dòng đầu tiên.
Tableau là gì: các thành phần chính
Đây là nền tảng phân tích dữ liệu, về chung nhà với Salesforce từ năm 2019. Điểm mạnh của nó là kết nối được với rất nhiều nguồn dữ liệu, cho phép kéo thả để khám phá dữ liệu theo nhiều chiều và tạo ra biểu đồ trực quan. Nó không phải một phần mềm duy nhất mà là một bộ sản phẩm. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là những thành phần cần biết tên:
Tableau Desktop
- Công cụ cài trên máy tính để xây biểu đồ và dashboard
- Người làm phân tích dùng nhiều nhất
Tableau Cloud và Tableau Server
- Nơi chia sẻ dashboard cho cả công ty xem qua trình duyệt hoặc điện thoại
- Bản Cloud do nhà cung cấp vận hành, bản Server do doanh nghiệp tự cài đặt và quản trị
Tableau Prep
- Công cụ làm sạch, ghép và chuẩn hóa dữ liệu trước khi đưa lên dashboard
- Thay cho việc sửa tay file Excel mỗi tuần
Tableau Pulse và Tableau Next
- Pulse gửi chỉ số đến người cần xem, kèm giải thích thay đổi bằng AI
- Next là hướng phân tích có AI agent hỗ trợ, xây trên nền Data 360
Danh sách đầy đủ và mô tả từng sản phẩm có trong trang Product Overview chính thức. Nếu bạn muốn biết công cụ này nằm ở đâu trong bức tranh chung, hãy đọc bài Hệ sinh thái Salesforce: 5 mảnh ghép quan trọng.
So sánh Tableau với báo cáo có sẵn
Bảng dưới đây so sánh ở mức tổng quan. Đây không phải câu hỏi cái nào tốt hơn, mà là cái nào hợp với câu hỏi bạn đang cần trả lời.
| Báo cáo có sẵn trong CRM | Công cụ phân tích riêng | |
|---|---|---|
| Nguồn dữ liệu | Dữ liệu trong CRM | Nhiều nguồn: CRM, database, Excel, hệ thống kế toán, kho |
| Độ mới dữ liệu | Thời gian thực | Với dữ liệu CRM: theo lịch làm mới extract |
| Độ sâu phân tích | Lọc, nhóm, công thức tóm tắt | Khám phá tự do, tính toán phức tạp, phân tích xu hướng dài hạn |
| Loại biểu đồ | Các dạng phổ biến | Đa dạng hơn, có bản đồ và biểu đồ tùy biến |
| Người dùng | Sales, quản lý, CSKH | Quản lý, người làm phân tích dữ liệu |
| Chi phí | Đã có trong license CRM | License riêng |
Còn một lựa chọn ở giữa là CRM Analytics, trước đây có tên Einstein Analytics. Đây là công cụ phân tích nằm ngay trong CRM, mạnh hơn báo cáo có sẵn và cũng cần license riêng. Tên gọi dễ gây nhầm, nên khi trao đổi với đơn vị tư vấn, hãy hỏi rõ họ đang nói đến sản phẩm nào.
3 dấu hiệu đã đến lúc cần Tableau
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị văn phòng có 40 nhân viên, dùng CRM cho bán hàng, phần mềm kế toán riêng và một hệ thống kho. Báo cáo pipeline chạy tốt. Nhưng ba tình huống sau bắt đầu xuất hiện.
Câu hỏi cần dữ liệu từ nhiều hệ thống
- Giám đốc hỏi: deal nào đã chốt nhưng chưa thu tiền? Câu trả lời nằm ở cả CRM lẫn kế toán
- Hiện tại phải xuất hai file Excel rồi ghép tay, mất nửa ngày mỗi tháng
Cần phân tích sâu, không chỉ xem số
- Câu hỏi chuyển từ doanh thu bao nhiêu sang vì sao doanh thu miền Bắc giảm
- Cần lật dữ liệu theo vùng, sản phẩm, kênh, thời gian liên tục mà không phải tạo báo cáo mới mỗi lần
Cần biểu đồ mà báo cáo có sẵn không làm được
- Ví dụ bản đồ doanh số theo tỉnh, xu hướng nhiều năm, hay so sánh nhiều chỉ số trên một màn hình
- Đội ngũ đang chụp màn hình báo cáo rồi dựng lại biểu đồ bằng PowerPoint
Nếu chưa gặp dấu hiệu nào ở trên, bạn chưa cần đầu tư thêm. Hãy tận dụng tối đa báo cáo có sẵn trước, đặc biệt là dashboard theo người xem và bộ lọc.
Kết nối Tableau với Salesforce: điều cần biết
Hai hệ thống được nối với nhau qua một connector riêng. Theo hướng dẫn connector chính thức, có vài điểm nên biết trước khi lên kế hoạch.
Chỉ dùng extract, không kết nối trực tiếp. Connector này không hỗ trợ live connection. Dữ liệu được lấy về thành bản extract, nên dashboard chỉ mới đến lần làm mới gần nhất. Hãy đặt lịch làm mới trước giờ họp và ghi rõ thời điểm cập nhật trên dashboard.
Làm mới tăng dần có giới hạn. Kiểu làm mới tăng dần (incremental) chỉ lấy các bản ghi được thêm hoặc sửa trong 30 ngày gần nhất. Với dữ liệu cũ hơn, cần làm mới toàn bộ.
Trường công thức không được mang theo. Các trường tính toán trong CRM không có trong extract và cần dựng lại ở phía công cụ phân tích. Hãy liệt kê các trường công thức quan trọng trước khi bắt đầu.
Cần quyền API. Tài khoản CRM dùng để kết nối phải có quyền truy cập API, và một số edition không có API. Kiểm tra điều này đầu tiên để tránh mất công.
Checklist trước khi đầu tư Tableau
Trước khi hỏi giá, hãy chạy qua danh sách ngắn sau.
☐ Đã tận dụng hết Reports & Dashboards có sẵn trong CRM
☐ Đã ghi ra 3 câu hỏi kinh doanh mà báo cáo có sẵn không trả lời được
☐ Đã liệt kê các hệ thống cần gộp dữ liệu và có mã chung giữa chúng
☐ Đã chấp nhận dữ liệu CRM trên dashboard cập nhật theo lịch, không tức thời
☐ Đã liệt kê các trường công thức cần dựng lại
☐ Đã kiểm tra edition đang dùng có quyền API
☐ Đã có người chịu trách nhiệm duy trì dashboard sau khi triển khai
Báo cáo nào bạn đang phải làm thủ công bằng Excel? Để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Sonix sẽ gợi ý nên làm báo cáo đó ở đâu.
Tableau
Phân tích dữ liệu
Business Intelligence
So sánh công nghệ
SME
Đặt lịch tư vấn cùng Sonix để rà soát các báo cáo đang làm thủ công và chọn đúng công cụ, không đầu tư thừa.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi