English
日本語Bạn đang dùng một CRM khác, đã tích lũy dữ liệu khách hàng trong nhiều năm, và đang cân nhắc chuyển sang Salesforce. Nhưng nỗi lo lớn nhất khiến nhiều người trì hoãn quyết định là: liệu toàn bộ lịch sử giao dịch, ghi chú, và thông tin liên hệ có bị mất hoặc lỗi trong quá trình chuyển đổi hay không?
Câu trả lời ngắn gọn: về nguyên tắc, dữ liệu hoàn toàn có thể chuyển được nếu hệ thống cũ hỗ trợ xuất dữ liệu ở định dạng chuẩn. Rủi ro mất dữ liệu thường đến từ việc chuyển vội vàng, thiếu bước kiểm tra trước và sau, chứ không phải từ bản chất việc đổi nền tảng.
Đổi từ nhà cung cấp CRM khác sang Salesforce: quy trình migrate dữ liệu an toànMục lục
Nguyên tắc chung
Về Nguyên Tắc, Dữ Liệu Có Mất Không
Phần lớn CRM phổ biến trên thị trường, dù là HubSpot, Zoho, Pipedrive hay các hệ thống tự phát triển nội bộ, đều hỗ trợ xuất dữ liệu dưới dạng file CSV hoặc Excel. Đây là định dạng chuẩn mà Salesforce có thể nhập vào thông qua công cụ Data Import Wizard hoặc Data Loader tùy theo khối lượng dữ liệu.
Về mặt kỹ thuật, việc chuyển dữ liệu giữa hai hệ thống CRM không phải là thao tác hiếm gặp hay đặc biệt rủi ro. Đây là quy trình đã được thực hiện rất nhiều lần bởi các đối tác triển khai Salesforce, với các bước kiểm tra đã được chuẩn hóa từ lâu.
Nguồn rủi ro
Rủi Ro Mất Dữ Liệu Thực Sự Đến Từ Đâu
Rủi ro lớn nhất không đến từ việc Salesforce “không đọc được” dữ liệu cũ, mà đến từ việc dữ liệu xuất ra không đầy đủ hoặc sai định dạng ngay từ hệ thống cũ, ví dụ một số trường bị giới hạn ký tự khi export, hoặc mối quan hệ giữa các bản ghi (như khách hàng nào thuộc công ty nào) không được giữ nguyên khi chuyển sang file phẳng.
Rủi ro thứ hai đến từ việc import toàn bộ dữ liệu trong một lần duy nhất mà không kiểm tra trước bằng một tập dữ liệu mẫu nhỏ, khiến lỗi định dạng chỉ được phát hiện sau khi hàng nghìn bản ghi đã được đưa vào hệ thống mới.
Rủi ro thứ ba, ít được nhắc đến nhưng khá phổ biến, là không có ai đối chiếu số liệu tổng trước và sau khi migrate, ví dụ tổng số khách hàng hay tổng giá trị deal đang mở, nên nếu có bản ghi bị thiếu, không ai phát hiện cho đến khi đã quá muộn để truy lại nguồn dữ liệu cũ.
Quy trình an toàn
Quy Trình Migrate Dữ Liệu An Toàn
Xuất và làm sạch dữ liệu từ hệ thống cũ
Xuất toàn bộ dữ liệu cần thiết, loại bỏ trùng lặp và chuẩn hóa định dạng trước khi nghĩ đến việc import, đúng như các bước đã đề cập trong bài viết về chuẩn bị dữ liệu trước khi chuyển sang Salesforce.
Import thử với một tập dữ liệu mẫu nhỏ
Chọn khoảng 50-100 bản ghi đại diện để import trước, kiểm tra xem dữ liệu hiển thị đúng không, các trường có ánh xạ chính xác không, trước khi import toàn bộ.
Import toàn bộ và đối chiếu số liệu
Sau khi import toàn bộ, đối chiếu ngay các con số tổng quan trọng: tổng số khách hàng, tổng số deal, tổng giá trị deal đang mở, so với số liệu từ hệ thống cũ trước khi ngừng truy cập hệ thống đó.
Giữ hệ thống cũ ở chế độ chỉ xem trong một khoảng thời gian
Không hủy tài khoản hệ thống cũ ngay lập tức, mà giữ ở chế độ chỉ xem trong ít nhất vài tuần, để có thể đối chiếu lại nếu phát hiện thiếu sót sau khi đội ngũ đã bắt đầu dùng hệ thống mới.
Trường hợp đặc biệt
Trường Hợp Nào Khó Chuyển Hơn Bình Thường
File đính kèm (tài liệu, hợp đồng, hình ảnh) thường khó chuyển hơn dữ liệu dạng bảng thông thường, vì một số hệ thống cũ không cho xuất hàng loạt file đính kèm cùng lúc, đòi hỏi phải xử lý riêng hoặc chấp nhận tải thủ công.
Dữ liệu có cấu trúc phức tạp, ví dụ một khách hàng liên kết với nhiều hợp đồng, nhiều liên hệ, và lịch sử tương tác qua nhiều năm, cũng đòi hỏi công sức lập kế hoạch nhiều hơn để đảm bảo các mối quan hệ này được giữ nguyên sau khi chuyển, thay vì chỉ còn là các dòng dữ liệu rời rạc không còn liên kết với nhau.
Trước khi bắt đầu
Câu Hỏi Nên Hỏi Đối Tác Triển Khai Trước Khi Bắt Đầu
Hỏi rõ đối tác triển khai sẽ xử lý file đính kèm như thế nào, có import thử với tập mẫu trước không, và ai là người chịu trách nhiệm đối chiếu số liệu sau khi hoàn tất, bạn hay đối tác.
Cũng nên hỏi về kế hoạch dự phòng nếu phát hiện thiếu sót sau khi đã chuyển hoàn toàn, ví dụ hệ thống cũ có được giữ lại bao lâu, và chi phí phát sinh nếu cần import bổ sung sau này.
Mất dữ liệu khi chuyển CRM không phải là rủi ro không thể tránh, mà là hệ quả của việc bỏ qua bước kiểm tra. Với một quy trình được lên kế hoạch đúng, việc chuyển từ CRM khác sang Salesforce không khác gì việc di chuyển đồ đạc sang một ngôi nhà mới: mọi thứ đều có thể mang theo, miễn là được đóng gói và kiểm tra cẩn thận.
Đang cân nhắc chuyển từ CRM khác sang Salesforce?
Đặt lịch tư vấn miễn phí để được đánh giá rủi ro cụ thể cho đúng loại dữ liệu công ty bạn đang có.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi