English
日本語Bạn cần xem doanh số theo từng nhân viên trong quý này, hoặc lọc ra danh sách lead chưa được liên hệ quá 3 ngày, nhưng báo cáo mặc định của Salesforce không hiển thị đúng thứ bạn cần. Phản xạ đầu tiên của nhiều SMB là nhắn tin cho đội kỹ thuật hoặc đối tác triển khai, rồi chờ vài ngày để có được một báo cáo lẽ ra chỉ mất vài phút để tự làm.
Câu trả lời ngắn gọn: tạo một báo cáo tùy chỉnh trên Salesforce không cần viết code hay công thức phức tạp. Với công cụ Report Builder có sẵn, bất kỳ ai cũng có thể tự tạo một báo cáo đúng ý mình trong khoảng 5 phút.
Demo thật: tạo báo cáo tùy chỉnh trên Salesforce Report Builder trong 5 phútMục lục
Hiểu lầm phổ biến
Vì Sao Nhiều SMB Nghĩ Phải Thuê Ngoài Để Làm Báo Cáo
Suy nghĩ này thường đến từ trải nghiệm với các phần mềm quản trị khác, nơi mọi báo cáo ngoài chuẩn đều cần một lập trình viên viết truy vấn cơ sở dữ liệu hoặc script riêng. Nhìn Salesforce với giao diện có vẻ phức tạp ban đầu, đầy các tab và trường dữ liệu, nhiều người mặc định rằng việc tùy chỉnh báo cáo cũng khó tương tự.
Một lý do khác khiến hiểu lầm này kéo dài là vì lần đầu triển khai Salesforce, phần lớn báo cáo ban đầu thường do đối tác triển khai làm sẵn, khiến người dùng cuối chưa bao giờ có cơ hội tự mở Report Builder ra thử. Khi cần một báo cáo mới, phản xạ tự nhiên là quay lại nhờ đúng người đã làm báo cáo cũ, dù việc đó giờ đây họ hoàn toàn có thể tự làm.
Thực tế, Salesforce tách riêng hai việc: phần cấu hình nâng cao như tự động hóa quy trình, phân quyền dữ liệu, hay tích hợp hệ thống bên ngoài thường cần kỹ thuật, nhưng việc tạo báo cáo lại được thiết kế cho người dùng thông thường ngay từ đầu, không đòi hỏi kiến thức lập trình hay hiểu biết về cơ sở dữ liệu.
Khái niệm
Report Builder Là Gì
Report Builder là công cụ kéo-thả có sẵn trong Salesforce, cho phép người dùng tự chọn dữ liệu muốn xem, cách nhóm và lọc dữ liệu đó, rồi hiển thị dưới dạng bảng, biểu đồ, hoặc cả hai. Toàn bộ thao tác diễn ra trên giao diện trực quan, không cần chạm vào bất kỳ dòng code nào.
Công cụ này hoạt động dựa trên khái niệm “report type”, tức loại dữ liệu nguồn mà báo cáo được xây trên đó. Salesforce có sẵn hàng chục report type chuẩn cho các đối tượng phổ biến như Opportunities, Leads, Accounts, Cases, và cho phép quản trị viên tạo thêm report type tùy chỉnh nếu cần kết hợp dữ liệu từ nhiều đối tượng có liên kết với nhau.
Một điểm mạnh khác của Report Builder là dữ liệu luôn cập nhật theo thời gian thực. Khác với việc xuất file Excel rồi phải export lại mỗi khi cần số liệu mới, một báo cáo đã lưu trên Salesforce sẽ tự động phản ánh đúng dữ liệu mới nhất mỗi lần mở lên, không cần thao tác thủ công nào thêm.
Báo cáo sau khi tạo xong có thể lưu lại để dùng nhiều lần, chia sẻ cho người khác trong đội theo đúng phân quyền, hoặc đặt lịch tự động gửi qua email theo tuần hoặc theo tháng, mà không cần mở lại Report Builder mỗi lần cần xem số liệu.
Demo thật
5 Bước Tạo Báo Cáo Tùy Chỉnh Trong 5 Phút
Mở Report Builder và chọn loại báo cáo
- Từ thanh điều hướng trên cùng, bấm tab Reports
- Bấm nút New Report ở góc phải màn hình
- Gõ tên đối tượng vào ô tìm kiếm, ví dụ “Opportunities” cho báo cáo doanh số, hoặc “Leads” cho báo cáo tuyển sinh
- Nếu thấy nhiều biến thể (Opportunities, Opportunities with Products…), chọn bản cơ bản nhất nếu không cần dữ liệu liên quan phức tạp
- Bấm Start Report để vào màn hình chỉnh sửa
Kéo thả các trường cần hiển thị
- Khung Outline bên trái liệt kê toàn bộ trường có sẵn (Amount, Stage, Close Date, Owner…)
- Gõ tên trường vào ô tìm kiếm phía trên khung Outline, ví dụ “Amount”
- Kéo trường đó vào bảng xem trước ở giữa màn hình, hoặc bấm dấu + cạnh tên trường
- Muốn xóa cột: di chuột vào tiêu đề cột → bấm mũi tên (▼) → chọn Remove Column
- Muốn đổi thứ tự: kéo tiêu đề cột sang trái hoặc phải
Thêm điều kiện lọc dữ liệu
- Chuyển sang tab Filters trong khung Outline bên trái
- Mục “Show Me”: chọn nhanh “My opportunities”, “My team’s” hoặc “All”
- Mục lọc thời gian: đổi từ mặc định sang “Current Quarter”, “Current FY”, hoặc Custom để tự nhập ngày
- Bấm Add Filter → chọn trường (ví dụ Amount) → chọn toán tử (greater than, equals…) → nhập giá trị (ví dụ 50.000.000)
- Có thể thêm nhiều điều kiện, mặc định kết hợp bằng “AND” (đổi sang “OR” trong Filter Logic nếu cần)
Nhóm dữ liệu và chọn kiểu hiển thị
- Chọn định dạng báo cáo: Tabular (danh sách phẳng), Summary (có nhóm và tổng), hoặc Matrix (nhóm cả hàng và cột)
- Với Summary/Matrix: kéo một trường (ví dụ “Owner”) thả vào khu vực “Drop a field here to group”
- Muốn thêm biểu đồ: bấm Add Chart ở góc trên bên phải, chọn loại (Bar, Pie, Line, Donut), chọn trường cho từng trục
- Bấm Run Report bất kỳ lúc nào để xem kết quả thật
Lưu và chia sẻ báo cáo
- Bấm Save & Run ở góc trên bên phải
- Đặt tên rõ ràng, ví dụ “Doanh số theo nhân viên – Q3 2026” thay vì để tên mặc định
- Chọn thư mục dùng chung (Public Folder / thư mục team) thay vì “My Personal Reports” nếu cần chia sẻ
- Bấm biểu tượng ổ khóa cạnh tên thư mục để chỉnh quyền xem/sửa cho từng người
- Muốn nhận báo cáo tự động qua email: mở báo cáo đã lưu → bấm Subscribe → chọn tần suất và điều kiện gửi
Lỗi thường gặp
3 Lỗi Hay Gặp Khi Mới Tự Làm Báo Cáo
Chọn sai report type ngay từ đầu: nhiều người chọn nhầm biến thể phức tạp (ví dụ “Opportunities with Products”) trong khi chỉ cần dữ liệu deal cơ bản, khiến báo cáo bị nhân đôi dòng dữ liệu một cách khó hiểu. Nếu thấy số liệu ra sai một cách lạ, việc đầu tiên nên kiểm tra là report type đã chọn đúng chưa.
Quên đặt lại bộ lọc “Show Me”: vì mặc định thường là “My opportunities”, nhiều người tạo báo cáo xong không hiểu vì sao thiếu dữ liệu của đồng nghiệp khác, trong khi chỉ cần đổi sang “My team’s” hoặc “All” là đủ.
Lưu báo cáo vào thư mục cá nhân rồi thắc mắc vì sao đồng nghiệp không thấy: đây là lỗi phổ biến nhất khi mới làm báo cáo để chia sẻ cho cả đội. Luôn kiểm tra lại thư mục lưu ở bước cuối cùng trước khi báo với người khác rằng báo cáo đã sẵn sàng.
Ứng dụng
Những Loại Báo Cáo SMB Hay Cần Nhất
Phổ biến nhất là báo cáo doanh số theo nhân viên hoặc theo giai đoạn deal, giúp quản lý sales nhìn nhanh ai đang có nhiều deal sắp chốt và ai cần hỗ trợ thêm. Loại báo cáo này thường dùng định dạng Matrix, nhóm theo cả nhân viên và giai đoạn cùng lúc để so sánh chéo trong một bảng duy nhất.
Tiếp theo là báo cáo lead chưa được liên hệ trong một khoảng thời gian nhất định, hữu ích để tránh bỏ sót lead tiềm năng. Báo cáo này thường kết hợp bộ lọc theo ngày tạo lead và điều kiện “chưa có hoạt động nào được ghi nhận”, giúp phát hiện đúng những lead đang bị bỏ quên.
Một loại báo cáo khác thường bị bỏ qua là báo cáo hiệu suất theo kênh tuyển sinh hoặc kênh marketing, giúp trả lời câu hỏi kênh nào đang mang lại chuyển đổi tốt nhất mà không cần đợi đội marketing tổng hợp thủ công. Báo cáo này cần trường lưu nguồn gốc lead (Lead Source) đã được ghi nhận đầy đủ ngay từ lúc lead vào hệ thống.
Cuối cùng là báo cáo dự báo doanh thu theo tháng hoặc theo quý, thường dùng kết hợp với biểu đồ đường (Line chart) để nhìn xu hướng tăng giảm theo thời gian, thay vì chỉ xem một con số tổng tĩnh tại một thời điểm.
Giới hạn
Khi Nào Vẫn Cần Đến Hỗ Trợ Kỹ Thuật
Report Builder xử lý tốt phần lớn nhu cầu báo cáo hàng ngày, nhưng có giới hạn khi cần kết hợp dữ liệu từ nhiều đối tượng không có sẵn liên kết trực tiếp với nhau, ví dụ ghép dữ liệu tuyển sinh với dữ liệu học phí đã thanh toán nếu hai bảng này chưa từng được nối với nhau trong hệ thống.
Một trường hợp khác cần hỗ trợ kỹ thuật là khi cần tính toán phức tạp dựa trên công thức nhiều bước, ví dụ tính tỷ lệ chuyển đổi có trọng số theo từng loại sản phẩm, vượt quá khả năng tính tổng và trung bình đơn giản mà Report Builder hỗ trợ sẵn.
Trong những trường hợp đó, việc nhờ đội kỹ thuật hoặc đối tác triển khai hỗ trợ vẫn hợp lý, nhưng đó nên là ngoại lệ chứ không phải quy tắc. Nếu nhu cầu của bạn là một tính năng cụ thể chứ không chỉ là báo cáo, có thể tham khảo thêm bài viết về Einstein AI trong Salesforce để biết thêm những gì hệ thống đã hỗ trợ sẵn trước khi nghĩ đến việc thuê ngoài.
Phần lớn báo cáo mà SMB nghĩ cần thuê ngoài để làm, thực ra chỉ mất vài phút để tự tạo bằng Report Builder. Rào cản lớn nhất không phải là độ khó của công cụ, mà là việc chưa từng thử mở nó ra.
Muốn được hướng dẫn tạo báo cáo riêng cho công ty bạn?
Đặt lịch tư vấn miễn phí, đội ngũ Sonix sẽ giúp bạn tự tạo được những báo cáo quan trọng nhất mà không cần chờ hỗ trợ kỹ thuật mỗi lần cần xem số liệu.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi