English
日本語Nếu phải chọn ra một việc chiếm nhiều thời gian nhất trong tuần làm việc của team sales công ty bạn, đó sẽ là gì? Nhập liệu và cập nhật trạng thái deal, tổng hợp báo cáo cho quản lý, follow-up khách hàng, hay lục lại lịch sử trò chuyện cũ?
Bài viết này điểm qua bốn khoản thời gian bị lãng phí phổ biến nhất của một team sales, vì sao mỗi khoản lại tốn thời gian hơn mức cần thiết, và loại automation nào thực sự giải quyết đúng từng vấn đề đó.
Điều gì chiếm nhiều thời gian nhất trong tuần làm việc của team sales?
Mục lục
Lựa chọn A
Nhập Liệu Và Cập Nhật Trạng Thái Deal
Đây thường là khoản ngốn thời gian lớn nhất với một team sales chưa có quy trình nhập liệu chuẩn hóa: sau mỗi cuộc gọi hoặc buổi gặp, sales phải nhớ và gõ lại thông tin vào nhiều trường dữ liệu, thường làm việc này khi đã quên mất một vài chi tiết.
Cách tự động hóa phù hợp nhất ở đây là ghi log cuộc gọi tự động, hoặc rút gọn form nhập liệu chỉ còn những trường thực sự cần thiết, thay vì một form dài hàng chục trường mà phần lớn không bao giờ được điền.
Lựa chọn B
Tổng Hợp Báo Cáo Cho Quản Lý
Đây là khoản tốn thời gian nhất ở những công ty vẫn tổng hợp báo cáo thủ công: copy số liệu từ CRM sang một file Excel riêng, định dạng lại, rồi gửi email hàng tuần hoặc hàng tháng, lặp lại gần như y hệt các bước đó mỗi lần.
Nếu đây là khoản tốn thời gian lớn nhất của team sales bạn, cách giải quyết thường không phải là làm báo cáo nhanh hơn, mà là loại bỏ hoàn toàn bước báo cáo thủ công, để quản lý xem báo cáo theo thời gian thực ngay trong hệ thống.
Lựa chọn C
Follow-up Khách Hàng
Việc này thường tốn thời gian không phải vì bản thân follow-up khó, mà vì sales phải nhớ ai cần follow-up và khi nào, đặc biệt khi số lượng lead và deal đang hoạt động vượt quá khả năng theo dõi bằng trí nhớ của bất kỳ ai.
Cách tự động hóa phù hợp nhất là thiết lập quy tắc nhắc follow-up theo thời gian hoặc theo trạng thái deal, để hệ thống tự nhắc sales thay vì phải có người quét thủ công cả danh sách mỗi sáng.
Lựa chọn D
Lục Lại Lịch Sử Trò Chuyện Cũ
Việc này tốn thời gian khi lịch sử trò chuyện với khách hàng rải rác giữa email, chat, và ghi chú cá nhân, khiến sales phải lục lại nhiều nguồn mỗi khi một khách hàng quay lại sau một thời gian dài im lặng.
Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy dữ liệu khách hàng chưa được tập trung đúng cách, và cách giải quyết không phải là tìm kiếm nhanh hơn, mà là đảm bảo mọi tương tác được ghi nhận vào một nơi duy nhất ngay từ đầu.
Vì sao quan trọng
Vì Sao Biết Đúng Khoản Thời Gian Lãng Phí Của Team Sales Lại Quan Trọng
Bốn vấn đề trên đều cần cách giải quyết khác nhau. Tự động hóa báo cáo trong khi vấn đề thực sự của team sales bạn là lục lại lịch sử cũ sẽ không mang lại cải thiện đáng kể nào, dù bỏ ra bao nhiêu công sức.
Đây cũng chính là lý do việc rà soát quy trình, như Sonix từng đề cập trong bài viết về các khó khăn phổ biến trong quy trình sales, nên luôn được làm trước khi chọn bất kỳ tính năng automation cụ thể nào: xác định đúng điểm nghẽn trước, rồi mới chọn công cụ thực sự giải quyết đúng điểm đó.
Vậy trong 4 lựa chọn trên, điều gì đang chiếm nhiều thời gian nhất trong tuần của bạn? Nếu khoản thời gian lãng phí lớn nhất của team sales bạn không nằm trong danh sách này, đội ngũ Sonix rất muốn biết cụ thể đó là gì.
Muốn tìm đúng giải pháp automation cho team sales của bạn?
Đặt lịch tư vấn miễn phí, đội ngũ Sonix sẽ giúp bạn xác định đúng khoản thời gian đang bị lãng phí trước khi chọn bất kỳ giải pháp nào.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi