Muốn go-live Salesforce trước mùa cao điểm Q3-Q4? Nên bắt đầu từ bây giờ

Một trong những sai lầm về timing phổ biến nhất khi triển khai CRM: bắt đầu quá sát mùa cao điểm kinh doanh, rồi phải go-live đúng lúc đội sales bận rộn nhất, chưa kịp quen hệ thống mới đã phải dùng nó để chạy KPI. Nếu công ty bạn có mùa cao điểm rõ ràng vào Q3-Q4, đây là lúc đáng để tính ngược thời gian.

Vì sao quan trọng

Thời điểm bắt đầu triển khai Salesforce quan trọng hơn nhiều người nghĩ

Giai đoạn đầu dùng một CRM mới luôn có một khoảng “chậm lại” tự nhiên: đội sales vừa làm việc vừa học thao tác, dữ liệu chưa quen tay, một vài quy trình cần điều chỉnh sau vài tuần dùng thật. Khoảng chậm lại này hoàn toàn bình thường, miễn là nó không rơi đúng vào lúc công ty cần vận hành nhanh nhất trong năm. Đây cũng là lý do thời điểm bắt đầu triển khai Salesforce cần được cân nhắc kỹ, không nên chỉ quyết định dựa trên việc ngân sách đã sẵn sàng hay chưa.

Nếu mùa cao điểm của bạn rơi vào Q3-Q4, mà hệ thống mới go-live giữa Q3, đội sales sẽ phải vừa chạy KPI cao điểm vừa loay hoay với hệ thống chưa quen, đúng lúc áp lực doanh số lớn nhất. Bắt đầu sớm hơn để có vài tuần “chạy đà” trước mùa cao điểm giúp tránh chồng hai loại áp lực này lên nhau.

Cách tính

Xác định thời điểm bắt đầu triển khai Salesforce bằng cách tính ngược

Với một dự án triển khai Sales Cloud có phạm vi vừa phải (dưới 50 user, chưa cần tích hợp phức tạp), thời gian từ discovery đến go-live thường rơi vào khoảng 8 đến 12 tuần, tuỳ độ phức tạp của quy trình bán hàng hiện tại. Cách tính mốc thời gian này khá tương đồng với các mốc triển khai Sales Cloud mà Salesforce Trailhead khuyến nghị khi lên kế hoạch rollout. Nếu bạn muốn go-live trước khi bước vào cao điểm, và cộng thêm 4-6 tuần để đội ngũ làm quen hệ thống trước khi áp lực doanh số tăng, điểm bắt đầu hợp lý thường rơi vào khoảng 3-4 tháng trước thời điểm cao điểm dự kiến.

Đây là khung tham khảo, không phải công thức cứng. Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào độ sẵn sàng của dữ liệu hiện có, số lượng tích hợp cần làm, và tốc độ ra quyết định nội bộ của chính công ty bạn.

Bước tiếp theo

Khi nào nên đặt lịch trao đổi với đội triển khai

Không cần đợi đến khi đã quyết định 100% mới liên hệ. Một buổi discovery call ngắn giúp bạn có con số thời gian và chi phí cụ thể cho đúng tình huống công ty mình, để so sánh với deadline kinh doanh thực tế trước khi quyết định thời điểm bắt đầu triển khai Salesforce có phù hợp ngay bây giờ hay chưa. Nếu thời điểm chưa phù hợp, đó cũng là thông tin hữu ích, tốt hơn nhiều so với bắt đầu vội rồi go-live đúng lúc bận nhất trong năm. Cách lập kế hoạch capacity theo mùa vụ này cũng khá tương đồng với nguyên tắc Gartner khuyến nghị khi doanh nghiệp lên lịch các dự án công nghệ ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành bán hàng.