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Tiếng Việt1社の顧客に3つのレコードがあれば、価格を問い合わせる電話が3本かかってきて、レポートは1社を3社として数えます。思い当たるなら、Salesforce Duplicate Ruleの出番です。結論から言うと、Salesforceには連携して働く2つの部分があります。何を重複とみなすかを定義するMatching Ruleと、重複が見つかったときにどうするか（ブロックか、警告のみか）を決めるDuplicate Ruleです。
簡単に言えば、この2つは見分ける人と門番のような関係です。この記事では、それぞれの役割、ブロックと警告の選び方、そしてルールを有効にする前に、すでに重複しているデータを整理し統合（merge）すべき理由を説明します。
【ご注意】記事中の事務機器販売会社と数値は説明用の仮定であり、実在のお客様ではありません。メニュー名や上限は、Editionやバージョンによって異なる場合があります。Duplicate Jobsなど一部の機能はEditionに依存するため、自社のorgで確認してください。実データに適用する前に、sandboxや学習用のorgで試してください。
Salesforceで重複した顧客レコードを処理する3つのステップ。1社の顧客に3つのレコードができる理由
重複レコードは、意図的に作られることはまれです。ごくありふれた出来事から生まれます。2人の担当者が別々の時期に同じ顧客を入力した、Excelファイルを再度インポートした、同じ会社が「ABC Company」と「ABC Co., Ltd」と別々に記録された、などです。
仮の例：事務機器販売会社に、プリンターを購入したお客様がいます。営業が顧客を入力し、保守が必要になった際に技術部門が再度入力し、マーケティングがイベントから再びインポートしました。結果として、同じ顧客に3つのレコードができます。
よくある影響は3つです。担当者が同じ人に何度も電話をかけ、お客様を不快にさせます。レポートが1社を複数社として数えるため、数字が誤ります。そして、顧客とのやり取りの履歴が複数の場所に分散し、全体像を誰も見られません。
Salesforce Duplicate Rule：Matching RuleとDuplicate Ruleの違い
SalesforceのDuplicate Managementは、連携して働く2つの部分で構成されます。どちらか一方がなければ、もう一方は何も実行しません。
| Matching Rule | Duplicate Rule | |
|---|---|---|
| 役割 | 何を重複とみなすかを定義する | 重複が見つかったときにどうするかを決める |
| 例 | 同じメール、または同じ会社名と電話番号 | 新規作成をブロックする、または警告つきで作成を許可する |
| 働くタイミング | 比較の基準として使われる | ユーザーがレコードを作成または編集するとき |
| もう一方がない場合 | 何のアクションも起きない | どのレコードが重複かを判断する基準がない |
Matching Ruleは、完全一致（同じ値）でも、近似一致（似た名前）でも比較できます。Duplicate Ruleは、作成時、編集時、またはその両方に適用でき、1つ以上のMatching Ruleと紐づけます。
Salesforceには、Account、Contact、Leadなどの一般的なオブジェクト向けに標準のルールが用意されているため、自分で作成する前にSetupを確認してください。Setupに慣れるには、Salesforce Sales Cloud Setup Guide in 10 Minutes（英語）から始めるのがおすすめです。
重複レコードを処理する3つのステップ
何を重複とみなすかを定義する（Matching Rule）
- オブジェクトを選ぶ（例：ContactまたはAccount）
- 比較の基準を選ぶ（例：同じメール、または会社名と電話番号の組み合わせ）
- 完全一致か近似一致かを選び、Matching Ruleを有効化する
既存の重複データを整理して統合する
- 新しいルールは、主にこれから発生する重複を捉えるもので、過去のデータはそのまま残る
- Duplicate Jobsで既存データをMatching Ruleに照らしてスキャンし、重複のセットにまとめる
- セットごとにmergeする。Master レコードを選び、正しい値を残す。1回のmergeで扱えるのは最大3件
適切なアクションでDuplicate Ruleを有効にする
- Duplicate RuleをMatching Ruleに紐づけ、作成時、編集時、またはその両方に適用するかを選ぶ
- アクションを選ぶ：保存をブロックする、または警告つきで保存を許可する
- まずAlertとReportから始め、結果を観察してから、必要に応じてBlockに切り替える
なぜ先に整理するのか。古いデータが散らかったままルールを有効にすると、過去のレコードを編集した担当者が、すでに存在していた重複の警告に遭遇します。これは不快なだけでなく、警告を無視する習慣がついてしまいます。
BlockにするかAlertだけにするか：選び方
Duplicate Ruleには、通常、重複が見つかったときの対応として3つの選択肢があります。どれを選ぶかは、ルールの確実さと、チームに必要な柔軟性によって決まります。
| アクション | 何が起きるか | 使う場面 |
|---|---|---|
| Block | 重複レコードは保存できない | 一致が明確な場合（例：同じメール） |
| Allow + Alert | ユーザーに警告が表示され、それでも保存できる | 一致が近似の場合（例：似た会社名） |
| Allow + Report | 保存を許可し、後で確認できるよう一致を記録する | 試行段階で、Blockにする前にルールを評価したいとき |
覚えやすい原則：確実なものはブロックし、推測に基づくものは警告にとどめましょう。よくある間違いは、Blockのつもりで Alert に設定してしまうことです。ユーザーは警告を無視して進めることができます。
自社のデータに適用する際の注意点
警告から始める。ルールを調整し、チームが慣れてからBlockに切り替えましょう。基準が緩いまま早くBlockにすると、正当なレコードまで拒否することがあります。たとえば、同じ会社のメールアドレスを共用する別々の2人です。
一括インポートに注意する。ファイルのインポートやツールでのデータ投入時に、ルールがどう適用されるかは、手入力の場合と異なることがあります。まず少量で試し、結果を確認してください。
mergeには影響がある。mergeすると、活動、Opportunity、Caseなどの関連レコードは通常Masterレコードに移りますが、すべてが自動で移るわけではありません。大量にmergeする前に、念入りに確認し、データをバックアップしましょう。
一括mergeのボタンはない。標準のmergeは、1セットあたり最大3件を扱います。数千組の重複がある場合は、専用ツールや導入パートナーの支援が必要になることがあります。
データを長くきれいに保つ。ルールは1つの層にすぎません。会社名の書き方を統一するなどの入力ルールと、作成前に検索する習慣が、長期的にデータをきれいに保ちます。これらのルールを無料のorgで試したい方は、Developer Edition Free: 5 Things to Try in 30 Minutes（英語）をご覧ください。
重複対策のチェックリスト
ルールを有効にする前に、次の短いリストで、データとルールの準備ができているか確認しましょう。
☐ オブジェクトごとに重複の基準を決めた（メール、会社名と電話番号）
☐ Matching Ruleを作成して有効化した
☐ Duplicate Jobsで既存データをスキャンし、重複のセットをmergeした
☐ 大量にmergeする前にデータをバックアップした
☐ Duplicate RuleをAlertモードで有効にし、結果を観察した
☐ どのケースをBlockに切り替えるか決めた
☐ 入力ルールと、作成前に検索する習慣を統一した
貴社の顧客データには、今どれくらい重複がありますか？下のコメント欄でぜひ教えてください。Sonixチームがお待ちしています。
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