English
日本語Phần lớn lỗi phát sinh sau khi triển khai CRM không đến từ bản thân phần mềm, mà đến từ dữ liệu được chuyển sang một cách vội vàng: file khách hàng trùng lặp, số điện thoại ghi theo nhiều định dạng khác nhau, hoặc mang theo cả những trường thông tin không ai còn dùng đến.
Bài viết này liệt kê những việc nên làm trước khi chuyển dữ liệu sang Salesforce, giúp quá trình triển khai suôn sẻ hơn và tránh phải sửa lỗi kéo dài nhiều tuần sau khi hệ thống đã go-live.
Chuẩn bị dữ liệu trước khi chuyển sang Salesforce: những việc nên làm trướcMục lục
Bối cảnh
Vì Sao Lỗi Sau Triển Khai Thường Đến Từ Dữ Liệu, Không Phải Phần Mềm
Khi một báo cáo trên Salesforce hiển thị sai số liệu, phản xạ đầu tiên của nhiều người là nghi ngờ hệ thống bị lỗi hoặc cấu hình sai. Trên thực tế, phần lớn trường hợp gốc rễ nằm ở dữ liệu đầu vào: hai bản ghi trùng nhau bị tính hai lần, hoặc một trường quan trọng bị bỏ trống nên không được đưa vào phép tính.
Vấn đề này khó phát hiện ngay lúc chuyển dữ liệu, vì mọi thứ vẫn “chạy được” về mặt kỹ thuật. Nó chỉ lộ ra vài tuần sau, khi ai đó nhận ra số liệu báo cáo không khớp với thực tế, và lúc đó việc truy tìm nguyên nhân đã khó hơn nhiều so với việc làm sạch dữ liệu ngay từ đầu.
Chuẩn bị
3 Việc Nên Làm Trước Khi Chuyển Dữ Liệu
Loại bỏ dữ liệu trùng lặp và lỗi thời
- Rà soát file khách hàng hiện tại để tìm các bản ghi trùng, thường xảy ra khi cùng một khách hàng được nhập lại nhiều lần qua các kênh khác nhau
- Xóa hoặc gộp các bản ghi của khách hàng đã ngừng giao dịch từ lâu, không còn giá trị theo dõi
- Kiểm tra các bản ghi có thông tin rõ ràng sai lệch, ví dụ email không đúng định dạng hoặc số điện thoại thiếu số
- Việc này nên làm thủ công hoặc bằng công cụ làm sạch dữ liệu trước khi export, không nên để việc phát hiện trùng lặp phụ thuộc vào Salesforce sau khi đã import
Thống nhất định dạng dữ liệu
- Chọn một định dạng số điện thoại duy nhất cho toàn bộ file, ví dụ luôn có mã vùng quốc gia, tránh tình trạng người ghi “0901234567”, người ghi “+84901234567”
- Thống nhất cách viết tên công ty, ví dụ luôn viết đầy đủ “Công ty TNHH ABC” thay vì lúc viết tắt “ABC”, lúc viết đầy đủ, gây khó khăn khi tìm kiếm và lọc sau này
- Chuẩn hóa định dạng ngày tháng nếu dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau, tránh tình trạng một số dòng theo định dạng ngày/tháng/năm, số khác theo tháng/ngày/năm
- Nếu dữ liệu đến từ nhiều file khác nhau, nên gộp và chuẩn hóa trong một file trung gian trước khi import, thay vì import từng file riêng lẻ
Xác định rõ trường thông tin thực sự cần thiết
- Liệt kê toàn bộ trường dữ liệu đang có trong file hiện tại, rồi đánh dấu trường nào thực sự được dùng trong quy trình bán hàng hoặc báo cáo
- Loại bỏ những trường được tạo ra “cho có” nhưng chưa từng ai xem lại, ví dụ cột ghi chú tự do không theo cấu trúc nào
- Với những trường còn giữ lại, xác nhận lại xem nó sẽ ánh xạ (map) vào đúng trường nào trong Salesforce trước khi import
- Mang theo càng ít dữ liệu không cần thiết, hệ thống mới càng gọn và dễ dùng ngay từ ngày đầu
Checklist
Checklist Nhanh Trước Khi Bắt Đầu Migrate
- ☐ Đã rà soát và loại bỏ bản ghi trùng lặp trong file nguồn
- ☐ Đã xóa hoặc đánh dấu riêng các bản ghi khách hàng không còn hoạt động
- ☐ Định dạng số điện thoại đã thống nhất trên toàn bộ file
- ☐ Tên công ty và tên khách hàng đã được viết nhất quán
- ☐ Định dạng ngày tháng đã đồng nhất giữa các nguồn dữ liệu
- ☐ Danh sách trường dữ liệu cần giữ lại đã được xác nhận với người dùng thực tế
- ☐ Đã có bảng ánh xạ (mapping) giữa trường trong file cũ và trường trong Salesforce
Phân công
Ai Nên Là Người Chịu Trách Nhiệm Làm Sạch Dữ Liệu
Việc làm sạch dữ liệu thường bị giao cho đội IT hoặc đối tác triển khai, nhưng trên thực tế, người hiểu rõ nhất dữ liệu nào còn giá trị và dữ liệu nào đã lỗi thời chính là đội sales hoặc chăm sóc khách hàng đang trực tiếp dùng dữ liệu đó hàng ngày.
Cách làm hiệu quả nhất thường là kết hợp cả hai: đội kỹ thuật xử lý phần chuẩn hóa định dạng và loại bỏ trùng lặp bằng công cụ, còn đội sales xác nhận lại phần nội dung, ví dụ khách hàng nào thực sự vẫn còn hoạt động và cần giữ lại.
Thời gian bỏ ra để làm sạch dữ liệu trước khi chuyển sang Salesforce luôn ít hơn nhiều so với thời gian cần để sửa lỗi phát sinh sau go-live. Nếu bạn muốn trải nghiệm trước cách dữ liệu hiển thị trong Salesforce sau khi import, bài viết hướng dẫn tự thiết lập Salesforce Sales Cloud trong 10 phút là điểm khởi đầu phù hợp để thử nghiệm trên môi trường thật.
Đang chuẩn bị chuyển dữ liệu sang Salesforce?
Đặt lịch tư vấn miễn phí, đội ngũ Sonix sẽ giúp bạn đánh giá dữ liệu hiện tại và lên kế hoạch chuyển đổi để tránh lỗi phát sinh sau go-live.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi