English
日本語Custom Object Salesforce là đối tượng dữ liệu bạn tự tạo để lưu những thứ đặc thù của doanh nghiệp mà các đối tượng có sẵn không đáp ứng được, như hợp đồng thuê, thiết bị hay đại lý. Câu hỏi thường gặp nhất: muốn quản lý danh sách thiết bị, nên dùng Product có sẵn hay tạo object mới?
Câu trả lời ngắn gọn: hãy ưu tiên dùng cái có sẵn nếu nó khớp khoảng 80% nhu cầu, và bổ sung bằng field hay Record Type. Chỉ tạo object mới khi dữ liệu thật sự khác bản chất so với những gì Salesforce đã có. Tạo mới thì dễ, nhưng dọn dẹp về sau mới khó.
Lưu ý quan trọng: công ty phân phối thiết bị văn phòng và các gợi ý theo từng trường hợp trong bài là ví dụ giả định, không phải khách hàng thật, và đáp án thực tế còn tùy cách doanh nghiệp bạn vận hành. Mức 80% chỉ là nguyên tắc tham khảo, không phải con số bắt buộc. Việc có tạo được Custom Object và số lượng tối đa phụ thuộc edition và license, tên menu có thể khác theo phiên bản, nên hãy đối chiếu tài liệu chính thức.
Kiểm tra object có sẵn trước, chỉ tạo object riêng khi dữ liệu thật sự khác bản chất.Object trong Salesforce là gì
Trong Salesforce, mọi dữ liệu được lưu trong các object. Bạn có thể hình dung mỗi object như một bảng: có các cột là field và các dòng là record. Account lưu công ty, Contact lưu người liên hệ, Opportunity lưu cơ hội bán hàng, Case lưu yêu cầu hỗ trợ.
Theo tài liệu Trailhead về object, Salesforce có nhiều loại object, trong đó hai loại phổ biến nhất là standard và custom. Bài này tập trung vào hai loại đó.
Custom Object Salesforce khác Standard Object ở đâu
Standard Object là đối tượng Salesforce cung cấp sẵn, đi kèm nhiều tính năng đã được xây dựng. Custom Object là đối tượng do bạn tự tạo cho dữ liệu đặc thù. Điều quan trọng cần nhớ là cả hai đều mở rộng được: bạn có thể thêm field tùy chỉnh vào Standard Object, không nhất thiết phải tạo object mới.
| Tiêu chí | Standard Object | Custom Object |
|---|---|---|
| Nguồn gốc | Có sẵn từ Salesforce | Do quản trị viên tự tạo |
| Ví dụ | Account, Contact, Opportunity, Case, Product | Hợp đồng thuê, Thiết bị, Đại lý (tùy doanh nghiệp) |
| Tính năng đi kèm | Nhiều tính năng và báo cáo dựng sẵn | Có field, relationship, layout, nhưng phải tự cấu hình thêm |
| Thêm field tùy chỉnh | Được | Được |
| Xóa object | Không xóa được | Xóa được |
| Tên API | Không có hậu tố đặc biệt | Kết thúc bằng __c |
| Giới hạn số lượng | Không áp dụng | Phụ thuộc edition |
4 câu hỏi quyết định nên tạo object riêng hay không
Hãy lần lượt trả lời bốn câu hỏi dưới đây trước khi mở Object Manager.
Có object có sẵn nào gần đúng bản chất không?
- Gọi tên thứ bạn muốn quản lý rồi tìm object có sẵn mô tả cùng loại thực thể
- Ví dụ: danh mục thiết bị bán ra gần với Product, còn thiết bị khách đã mua và đang dùng có thể gần với Asset. Hãy kiểm tra trong Object Manager xem gói của bạn có object nào
Object có sẵn khớp được khoảng bao nhiêu nhu cầu?
- Nếu khớp khoảng 80% nhu cầu, hãy dùng nó và bù phần còn lại bằng field tùy chỉnh, page layout hoặc validation rule
- Đây là nguyên tắc tham khảo, không phải ngưỡng cứng
Dữ liệu có thật sự khác bản chất không?
- Khác về vòng đời, về người được xem, về cách liên kết với khách hàng hay các object khác
- Nếu bạn phải bóp méo ý nghĩa của object có sẵn để nhét dữ liệu vào, đó là dấu hiệu nên tạo riêng
Có thể dùng Record Type thay cho object mới không?
- Nếu chỉ khác nhau ở cách trình bày hay quy trình giữa vài nhóm bản ghi cùng loại, Record Type thường đủ
- Chỉ tạo object mới khi cấu trúc dữ liệu thật sự khác
Để hiểu sâu hơn về mô hình dữ liệu, bạn có thể làm module Data Modeling trên Trailhead (tiếng Anh).
Ví dụ: thiết bị, hợp đồng thuê và đại lý
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị văn phòng muốn quản lý ba thứ. Bảng dưới đây là gợi ý để bạn có hướng suy nghĩ, không phải đáp án cố định, vì kết quả còn tùy cách bạn vận hành.
| Muốn quản lý | Cân nhắc dùng có sẵn | Khi nào nên tạo object riêng |
|---|---|---|
| Thiết bị | Product cho danh mục bán, Asset cho thiết bị khách đang sở hữu | Khi thiết bị có vòng đời, thuộc tính và lịch bảo trì riêng không khớp với hai object trên |
| Hợp đồng thuê | Contract, kèm field và Record Type cho loại hợp đồng | Khi hợp đồng thuê có nhiều dòng thiết bị, lịch thanh toán và gia hạn phức tạp |
| Đại lý | Account với Record Type riêng cho đại lý | Khi đại lý cần cấu trúc, quyền xem và quy trình hoàn toàn khác khách hàng |
Nếu CRM của bạn chưa được thiết lập vững, hãy xem trước bài Setup Salesforce Sales Cloud cơ bản trong 10 phút. Bạn cũng có thể tham khảo các giải pháp Salesforce của Sonix.
Rủi ro khi tạo object tùy tiện
Tạo object mới rất nhanh, nhưng mỗi object kéo theo công việc về sau. Những điểm nên cân nhắc:
Giới hạn theo edition. Số lượng Custom Object tối đa phụ thuộc edition và các nguồn công khai ghi nhận số liệu khác nhau. Hãy tra tài liệu chính thức cho edition của bạn thay vì dựa vào một con số bất kỳ.
Phân quyền và báo cáo. Mỗi object cần cấu hình quyền truy cập, page layout và báo cáo riêng. Dữ liệu nằm ở nhiều object cũng khiến báo cáo tổng hợp phức tạp hơn.
Tích hợp và bảo trì. Thêm object nghĩa là thêm thứ phải đồng bộ khi kết nối với hệ thống khác, và thêm thứ phải giải thích cho người mới.
Khó gỡ. Khi dữ liệu và báo cáo đã dựa vào object, việc gộp hay bỏ đi tốn công hơn nhiều so với lúc tạo.
Vì vậy, hãy thử với vài bản ghi mẫu trong môi trường sandbox trước khi quyết định, và ghi lại lý do tạo từng object.
Checklist trước khi tạo Custom Object Salesforce
Trước khi mở Object Manager, hãy chạy qua danh sách ngắn sau.
☐ Đã gọi tên rõ thứ cần quản lý và dữ liệu cần lưu
☐ Đã tìm trong Object Manager xem có object có sẵn nào gần đúng
☐ Đã thử bù phần thiếu bằng field, page layout hoặc validation rule
☐ Đã cân nhắc Record Type thay cho object mới
☐ Đã kiểm tra giới hạn Custom Object theo edition của bạn
☐ Đã thử với vài bản ghi mẫu trong sandbox
☐ Đã ghi lại lý do tạo object và người chịu trách nhiệm
Bạn đang muốn quản lý thứ gì mà chưa biết đặt vào đâu? Để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Sonix sẽ gợi ý nên dùng object nào.
Salesforce CRM
Hướng dẫn
Best Practices
SME
Đặt lịch tư vấn cùng Sonix để rà soát dữ liệu đặc thù của bạn và chọn cách mô hình hóa phù hợp, trước khi cấu hình.
Sonix: Your success is our happiness.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi