Record Type Salesforce: Chỉ Cần 2 Loại, Màn Hình Gọn Hơn

1. Vì sao một màn hình cho mọi người là chưa đủ
2. Page Layout: quyết định trường nào hiện
3. Record Type Salesforce: một đối tượng, nhiều loại
4. Cách thiết lập từng bước
5. Lưu ý để không chia quá nhỏ
6. Tổng kết và checklist

Vì sao một màn hình cho mọi người là chưa đủ

Khi mọi người dùng cùng một màn hình đầy trường, hai chuyện dễ xảy ra. Người ta nhập thừa những thông tin không thuộc phần việc của mình, hoặc bỏ qua các trường quan trọng vì chúng nằm lẫn giữa quá nhiều trường khác. Kết quả là dữ liệu thiếu, dữ liệu sai, và càng ngày càng ít người muốn mở CRM.

Ví dụ giả định: ở một công ty phân phối thiết bị văn phòng, bộ phận bán hàng cần thấy giá, chiết khấu và thời gian giao hàng. Bộ phận kỹ thuật cần thấy thông tin bảo hành và lịch lắp đặt. Khi tất cả cùng nhìn một màn hình, mỗi bên đều phải lướt qua cả đống trường không liên quan đến mình.

Page Layout: quyết định trường nào hiện

Nếu bạn chưa quen với phần Setup và đối tượng cơ hội, bài Setup Salesforce Sales Cloud cơ bản trong 10 phút là điểm khởi đầu phù hợp.

Record Type Salesforce: một đối tượng, nhiều loại

Page Layout chỉ thay đổi cách hiển thị. Khi hai nhóm công việc khác nhau về cả giá trị lựa chọn lẫn quy trình, bạn cần Record Type. Record Type cho phép cùng một đối tượng có nhiều loại, mỗi loại có thể có danh sách giá trị chọn (picklist) riêng, quy trình riêng và Page Layout riêng.

Ví dụ quen thuộc nhất là cơ hội bán hàng có hai loại: Bán mới và Gia hạn. Deal bán mới đi qua các bước tìm hiểu nhu cầu, báo giá, thương lượng. Deal gia hạn, ví dụ gia hạn hợp đồng bảo trì thiết bị, có thể chỉ cần vài bước ngắn hơn và các trường như ngày hết hạn hợp đồng hiện tại. Với Record Type, mỗi loại có danh sách giai đoạn và màn hình đúng với nó.

Trong Lightning, Dynamic Forms là cách khác để hiện hoặc ẩn trường có điều kiện ngay trên trang bản ghi, đôi khi giúp bạn khỏi cần thêm Record Type chỉ để đổi bố cục. Tuy vậy Dynamic Forms chưa dùng được trên mọi đối tượng, nên hãy kiểm tra org của bạn.

Cách thiết lập từng bước

Lưu ý để không chia quá nhỏ

Bắt đầu với 2 loại. Mỗi Record Type thêm một phần phải bảo trì: thêm Page Layout, thêm giá trị chọn, thêm cách giải thích cho nhân viên mới. Chia thành 6, 7 loại ngay từ đầu thường khiến đội ngại cập nhật và cấu hình nhanh chóng rối. Hãy thêm loại thứ ba chỉ khi có lý do rõ ràng.

Page Layout không phải phân quyền. Ẩn một trường khỏi Page Layout làm màn hình gọn hơn, nhưng dữ liệu vẫn có thể truy cập bằng cách khác như báo cáo hoặc tìm kiếm. Nếu một thông tin thật sự nhạy cảm, hãy dùng quyền truy cập ở cấp trường (field-level security) thay vì chỉ ẩn trên màn hình.

Tính đến báo cáo. Record Type có thể dùng để lọc và nhóm trong báo cáo, ví dụ so sánh deal Bán mới với Gia hạn. Nếu cần ý tưởng cho báo cáo đầu tiên, hãy xem bài 3 báo cáo CRM đầu tiên nên có.

Thay đổi sau khi đã có dữ liệu. Việc đổi Record Type hoặc gỡ giá trị chọn khi đã có nhiều bản ghi có thể ảnh hưởng dữ liệu cũ, nên hãy thử trước trong môi trường thử nghiệm (sandbox).

Checklist trước khi tùy chỉnh màn hình CRM

Trước khi tạo thêm bất kỳ loại bản ghi nào, hãy chạy qua danh sách ngắn sau để chắc rằng cấu hình thật sự giúp đội làm việc gọn hơn.

☐ Đã liệt kê các bộ phận và trường họ thật sự cần
☐ Đã tạo Page Layout riêng cho từng nhóm chính
☐ Chỉ tạo Record Type khi quy trình hoặc giá trị chọn khác nhau
☐ Đã bắt đầu với tối đa 2 loại
☐ Đã gán Page Layout và Record Type theo Profile
☐ Đã test bằng tài khoản người dùng thường
☐ Đã dùng field-level security cho thông tin nhạy cảm

Màn hình CRM của bạn đang có bao nhiêu trường mà không ai điền? Để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Sonix rất muốn nghe cách bạn đang làm.

Đặt lịch tư vấn cùng Sonix để cùng rà soát các trường đang dùng và thiết kế Page Layout, Record Type phù hợp với đơn vị của bạn.

Đặt lịch tư vấn miễn phí

Sonix: Your success is our happiness.